5 Wege, um die Kostenoptimierung langfristig zu sichern

Fazit:

• Die richtige Kostenoptimierung kann Wachstum, Investitionen und Innovation fördern.
• Dennoch fällt es Unternehmen oft schwer, eine Disziplin zu entwickeln, die länger als ein Jahr anhält.
• Um einen erfolgreichen – und nachhaltigen – Plan zu erstellen, sollten die Führungskräfte für finanzielle Transparenz sorgen, Benchmarks setzen, Rechenschaft ablegen, die Kosten von beiden Seiten managen und die Einsparungen zur Umsetzung der Strategie nutzen.

Führungskräfte haben oft Mühe, eine Kostenoptimierung zu etablieren, die auf langfristige Nachhaltigkeit ausgelegt ist. Gemäß einer Studie von Gartner halten nur 11 % der Unternehmen die Kosteneinsparungen drei Jahre hintereinander aufrecht. Aber wenn Sie es richtig anstellen, können Sie die kontinuierlichen Abläufe aufrechterhalten und gleichzeitig Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung finden, indem Sie die Einsparungen in Bereiche des Unternehmens stecken, die Wachstum, Investitionen oder Innovationen erfordern.

„Sich wiederholende Zyklen von Kostensenkungen sind oft mit dem Fehlen einer nachhaltigen Disziplin bei der Kostenoptimierung verbunden, und mit dem Versäumnis, eine klare Verbindung zum gelieferten Wert nachzuweisen“, sagt Robert Naegle, VP Analyst bei Gartner. „Echte strategische Kostenoptimierung überprüft programmatisch die Ausgaben, optimiert die aktuellen Ressourcen und verlagert die Einsparungen auf Investitionen, die dem Unternehmen einen größeren Nutzen bringen.“

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Wie können Sie eine erfolgreiche Kostenoptimierung in die Tat umsetzen? 

Nr. 1: Finanzielle Transparenz ermöglichen

Verfolgen Sie die Ausgaben anhand der Ergebnisse, um ihren Wert für das Unternehmen besser zu verstehen. Dieses gesteigerte Bewusstsein hilft auch bei der Beurteilung, welche Ausgaben zu optimieren sind. Betrachten Sie Ihr Budget unter dem Begriff der folgenden vier Variablen:

1. Wie viel Sie für Ihre wichtigsten Assets ausgeben. Bedenken Sie: Mitarbeiter, Einrichtungen, Dienstleistungen, Hardware und Software.
2. Aufgaben auf funktionaler Stufe, die durch Ihre wichtigsten Assets ermöglicht werden. Dies schließt Maßnahmen wie Marketingkampagnen oder Schulungsprogramme und ihre Ergebnisse ein.
3. Ihre Aufgaben auf funktionaler Stufe, unterteilt in Geschäftsmöglichkeiten. Ob intern oder extern, jede Funktion hat eine Auswirkung, und es muss etwas sein, das der Stakeholder versteht, das ihm wichtig ist und für das er bezahlen würde – Lead-Generierung, Produktmarketing, Personalbeschaffung und -bindung usw.
4. Wie viel Sie ausgeben, um das Geschäft zu führen und wie viel, um das Geschäft zu verändern. Schauen Sie sich an, was Sie für die Aufrechterhaltung der Abläufe ausgeben, im Vergleich zu Veränderungen und Innovationen.

Nr. 2: Ziele und Benchmarks festlegen

Prüfen Sie als nächstes, wie Ihre Ausgaben im Vergleich zu denen Ihrer Kollegen sind, indem Sie ein externes Benchmarking durchführen. Nutzen Sie dies als kontinuierliche Statuskontrolle und als Möglichkeit, den Spielraum bei der Suche nach optimierbaren Kosten einzugrenzen. 

• Erstellen Sie eine Kostenbasis.
• Messen Sie die Leistung an externen Quellen (wenn möglich).
• Messen Sie Verbesserungen im Laufe der Zeit.

Beachten Sie: Wenn erhöhte Ausgaben keinen nachweisbaren Zusammenhang mit einer gesteigerten Geschäftsentwicklung aufweisen, sollten Sie die Ausgaben in Frage stellen.

Nr. 3: Verantwortlichkeit etablieren

Um sicherzustellen, dass die Kostenoptimierung eine langfristige Initiative ist, sollten Sie sie gemeinsam mit den Führungskräften Ihrer Geschäftsbereiche zu einer ständigen Disziplin machen und sie in die Unternehmenskultur einfließen lassen. Der verantwortungsvolle Umgang mit einem bestimmten Budget ist proaktiv und rechtfertigt eine geringere Kontrolle, wenn die Kostenoptimierung zur bewährten Priorität eines Unternehmens wird. Außerdem ermöglichen die kontinuierlichen Bemühungen zur Kostenoptimierung Investitionen in die zukünftigen Fähigkeiten, die von der Unternehmensstrategie gefordert werden.

Erfahren Sie mehr: Um die Kosten effektiv zu verwalten, sollten Sie sich an einem gemeinsamen Framework orientieren

Nr. 4: Kosten von beiden Seiten managen

Ihr Budget sollte Kosten einschließen, die sowohl mit dem Angebot als auch mit der Nachfrage zusammenhängen. Analysieren Sie die Ausgaben, die Sie kontrollieren können (Angebot), sowie die Ausgaben, die Ihre Stakeholder oder Kunden erwarten (Nachfrage). Diese Kategorien können Ihnen helfen, Ihre Ausgaben besser einzuschätzen und zu priorisieren:

Zulieferung

• Beschaffung und Lieferantenmanagement: So viel zahlen Sie für Ressourcen. Die Kostensenkungen konzentrieren sich auf den Preis und die bei der Ausführung der Arbeit verbrauchten Ressourceneinheiten.
• Produktion und Lieferung: Damit werden die Kosten finanziert, die anfallen, wenn Sie „die Lichter anlassen“ oder weiter das tun, was Sie derzeit tun. Laufende Ausgaben neigen dazu, sich zu verewigen, wenn sie nicht aktiv überwacht und optimiert werden.

Nachfrage

• Innovation und Wandel: In der Regel sind dies die ersten Investitionen, die von reaktiven Kostensenkungen betroffen sind. Reduzierungen werden oft verzögert, und die Auswirkungen werden selten quantifiziert oder verstanden.  Die Ausgaben für Veränderungen sollten zeit- und mandatsgebunden sein.
• Vertrieb und Verbrauch: Diese Kosten sind oft beträchtlich und wachsen schnell. Das Recht, die Vertriebs- und Verbrauchskosten zu verwalten, wird durch nachweisliche Ausgabensteigerungen auf der Angebotsseite verdient.

Nr. 5: Einsparungen für die Unternehmensstrategie nutzen

Jede Führungskraft ist dafür verantwortlich, die Ausgaben zu bewerten und neu zu beurteilen. Sie müssen reduzieren und optimieren, wo es möglich ist, um neue Initiativen zu finanzieren, die die Strategie des Unternehmens vorantreiben. Finden Sie dazu eine wertvolle Verwendung für Ihre Einsparungen.

Stellen Sie Ihren Führungskräften die folgenden kritischen Fragen, um herauszufinden, wo Ihr Fokus, Ihre Zeit und Ihr Geld liegen müssen, da sich die Prioritäten im Laufe der Zeit ändern:

• An welchen Initiativen arbeiten Sie derzeit, um die Bedürfnisse der Key-Stakeholder zu erfüllen?
• Wie beeinflusst diese Arbeit die gesamte Unternehmensstrategie?
• Welche Unterstützung wird benötigt, um diese Initiativen zu verwirklichen?