Entwickeln Sie eine bessere strategische Planung für Ihre Abteilung

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Strategische Planung für operative Abteilungsleiter

Die Umsetzung einer Strategie dauert oft zu lange und kostet mehr als erwartet. Setzen Sie die Unternehmensstrategie in funktionale Initiativen um – mit einem präzisen Plan, den Sie den Stakeholdern leicht vermitteln können.

Nutzen Sie dieses Framework zum:

  1. Übersetzen der Unternehmensziele in einen Strategieplan, den Ihre Abteilung tatsächlich einsetzen kann.
  2. Fokussieren auf spezifische Schlüsselinitiativen und -aktionen für Ihre Abteilung.
  3. Erstellen einer einfachen, einseitigen Ansicht, die sowohl einfach zu verstehen als auch leicht zu vermitteln ist.

Strategie und strategische Planung: Wie sie sich unterscheiden und warum das wichtig ist

Eine Strategie schafft ein gemeinsames Verständnis davon, was eine Organisation erreichen will und was sie tun muss, um ihre Ziele zu erreichen. Strategiepläne schließen die Lücke zwischen dieser allgemeinen Richtung und konkreten Projekten sowie täglichen Maßnahmen, mit deren Hilfe die Strategie letztendlich umgesetzt wird. Aufgabe Nr. 1 ist es, den Unterschied zwischen Strategie und Strategieplänen zu kennen – und zu wissen, warum das wichtig ist.

  • Die Strategie legt die langfristige Ausrichtung des Unternehmens fest. Die Strategie legt dar, was das Unternehmen tun wird, um in den von ihm gewählten Märkten zu konkurrieren und erfolgreich zu sein, oder für den öffentlichen Sektor, was Behörden tun werden, um ihre Mission zu erreichen.
  • Strategische Planung definiert, wie das Unternehmen seine strategischen Ziele mittelfristig verwirklichen wird. Häufig werden Strategiepläne erstellt und dann vergessen, bis der nächste Planungszyklus beginnt. Ein gut ausgearbeiteter Strategieplan verwandelt eine Unternehmensstrategie in eine klare Roadmap mit Initiativen, Maßnahmen und Investitionen, die für die Implementierung der Strategie und die Erreichung der Geschäftsziele erforderlich sind.
  • Funktionale Strategiepläne dokumentieren die Entscheidungen und Maßnahmen, die für die Abteilung erforderlich sind, um vom aktuellen Zustand zum gewünschten Endzustand zu gelangen und effektiv zum Geschäftsmodell und den Geschäftszielen beizutragen.
  • In den Strategieplänen der Geschäftsbereiche werden die Ziele, Zielsetzungen und Initiativen der Geschäftsbereiche unter Berücksichtigung der Prioritäten des Unternehmens und externer Trends definiert und festgelegt. 
  • Betriebliche Pläne befassen sich mit der kurzfristigen Ausführung konkreter Projekte und Änderungen sowie mit betrieblichen Aufgaben, die nicht im Strategieplan enthalten sind.

Wenn Sie für die funktionale Strategie verantwortlich sind, wie z. B. die IT-Abteilung, erstellen Sie einen Strategic-Framework, der nur auf das Wesentliche ausgerichtet ist – kritische Annahmen, relevante Metriken und die Schlüsselinitiativen, die Ihre Abteilung benötigt, um effektiv zu den Geschäftszielen beizutragen, auch wenn sich diese Ziele ändern.

Halten Sie Ausschau nach wichtigen Trends und Disruptionen und prüfen Sie strategische Annahmen

Es ist äußerst wichtig, Trends und Disruptionen, die Auswirkungen auf Ihre Strategie und Ihre Strategiepläne haben können bzw. Ihre strategischen Annahmen ändern könnten, zu beobachten und darauf zu reagieren. Strategische Planungszyklen sollten einen Mechanismus zur Überprüfung der Relevanz von Annahmen beinhalten (siehe auch „Szenarioplanung“).

Werden Trends und Disruptionen ignoriert oder abgewertet, kann dies kritische Lücken sowohl in Ihren strategischen Annahmen als auch in Ihrem Strategieplanungsprozess hinterlassen, da Sie möglicherweise sowohl Bedrohungen als auch Chancen für Ihr Wertangebot und Ihre Wettbewerbsposition übersehen.

Eine Gartner-Umfrage hat gezeigt, dass nur 38 % der Unternehmen über einen offiziellen Prozess für diese Art der Trenderkennung verfügen. Gartner betrachtet die sieben Schlüsselbereiche des disruptiven Wandels als „TPESTRE“ von miteinander verknüpften Trendbereichen (siehe Abbildung). 

Führungskräfte in allen Abteilungen und Teams können das TPESTRE-Konstrukt einsetzen, um jederzeit wichtige Trends zu erkennen – von der erweiterten menschlichen Erfahrung bis hin zu zweckorientierten Organisationen und digital unterstützter Nachhaltigkeit – und deren Auswirkungen zu analysieren. Auf dieser Grundlage können sie strategische Annahmen zu den Trends aufstellen und damit beginnen, die erforderlichen Maßnahmen in Bezug auf Geschäftsmodelle, Mitarbeiter/Fähigkeiten, IT-Systeme und Ressourcen zu planen.

Nach plötzlichen humanitären oder geopolitischen Störungen wie der COVID-19-Pandemie oder dem russischen Angriff auf die Ukraine kann ein Framework wie TPESTRE Ihnen helfen, eine Reihe von Risiken zu identifizieren und zu überwachen, die Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung betreffen können und die Sie möglicherweise in die Szenarioplanung einbeziehen müssen. 

Szenarioplanung als strategisches Planungsinstrument für Abteilungen

Die Szenarioplanung ermöglicht es Führungskräften und ihren Teams, plausible Zukunftsalternativen zu erforschen und zu bewerten, um Strategiepläne robuster und widerstandsfähiger zu gestalten. Die pandemiebedingten Disruptionen und Volatilitäten haben gezeigt, wie wichtig es ist, eine Reihe von Szenarien einzusetzen, um die Unternehmensstrategie und Strategiepläne neu zu gestalten. 

Die Szenarioplanung auf funktionaler Ebene ist ebenso wertvoll, wie die, die von Strategen auf organisatorischer Ebene eingesetzt wird. Viele Abteilungsleiter haben wenig Erfahrung mit strategischer Szenarioplanung, obwohl sie vielleicht regelmäßig mit ihrem CFO zusammenarbeiten, um Budget- und Prognoseszenarien zu erstellen. Wer die Szenarioplanung in der strategischen Planung erlernt und anwendet, kann der Organisation dabei helfen, unbeständige und dynamische Bedingungen effektiver zu bewältigen, insbesondere in Bereichen wie der Supply Chain, in denen es immer wieder zu Disruptionen kommt.

Die Untersuchung von Szenarien ermöglicht es Ihnen, geeignete Aktionspläne oder Strategien für verschiedene mögliche Zukunftsszenarien festzulegen. Sie enthüllt, wie man auf ein bestimmtes Zukunftsszenario reagieren kann und welche Handlungen unabhängig von den letztlich eintretenden Bedingungen sinnvoll sind. 

Für die Führungskräfte funktionaler Teams ist die Entwicklung von Szenarien und den ihnen zugrunde liegenden Annahmen an sich schon eine nützliche Übung, um Strategien zu bestätigen oder in Frage zu stellen und sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Ziel der Szenarioplanung ist es, das beste unmittelbare Ergebnis zu erzielen und gleichzeitig geeignete alternative Aktionspläne vorzubereiten, je nachdem, wie sich eine Situation entwickelt. Die proaktive Abstimmung von kurzfristigen operativen Entscheidungen und langfristigen Strategieplänen verkürzt die Zeit, die Sie benötigen, um auf neue Risiken und Chancen zu reagieren. Auf diese Weise kann Ihre Abteilung den negativen Auswirkungen eines größeren Ereignisses oder einer Disruption entgegenwirken, anstatt nur darauf zu reagieren.

Anpassungsfähige strategische Planung, die eine dynamische Reaktion ermöglicht

In einer zunehmend unbeständigen und unsicheren Welt kann eine Strategie schnell veraltet sein. Die Strategieplanung muss anpassungsfähig sein, um dieser Herausforderung gewachsen zu sein. Je schneller sich die Betriebsbedingungen ändern und je mehr Disruptionen man in die langfristige Strategie integrieren muss, desto adaptiver müssen Ihre Strategiemodelle sein.

Mit einer Anpassungsstrategie kann Ihr Unternehmen neue Chancen schneller entdecken und schneller reagieren als Ihre Wettbewerber. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie in einer dynamischen digitalen Welt erfolgreich sind.

Eine wirkliche Anpassungsstrategie steht mit vier zentralen Praktiken (siehe Abbildung) im Einklang, die dem Unternehmen helfen sollen, sich von einem starren, hierarchiebetonten, terminbasierten Prozess zu lösen und eine ereignisbasierte Herangehensweise für seine Strategie zu verfolgen. Die funktionale Strategie kann die gleichen Prinzipien integrieren. Ein wirklich anpassungsfähiger Ansatz basiert zwar auf allen vier Kernpraktiken, doch die Abteilungsleiter können sich zunächst auf die Praktiken konzentrieren, die ihre unmittelbaren strategischen Herausforderungen betreffen. 

Anstatt perfekte oder vollständige Informationen für die Ausführung zu benötigen, nutzt die Anpassungsstrategie die verfügbaren Informationen, um die für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Abteilung erforderlichen unmittelbaren Maßnahmen zu ermitteln. Diese Maßnahmen können von der Konzentration auf Bereiche mit hoher Priorität über grundlegende Investitionen bis hin zur Ausführung von Experimenten zur Prüfung von Ideen reichen. Sie können die Erkenntnisse aus diesen Maßnahmen zusammen mit neuen Informationen und Analysen nutzen, um Ihre nächsten Maßnahmen zu bestimmen.

Eine Anpassungsstrategie erfordert, dass Sie Ihre Strategie immer dann überprüfen, wenn neue (und relevante) Informationen verfügbar werden. Daher ist es wichtig, den geschäftlichen Kontext kontinuierlich zu überprüfen, um Veränderungen zu erkennen und dann die Strategie neu auszurichten, um auf diese Veränderungen reagieren zu können. (Siehe auch „Strategische Annahmen“.)

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Strategische Planung ist der Prozess, durch den Unternehmen, Abteilungen und Geschäftseinheiten die Roadmap von Initiativen und das Portfolio von Investitionen festlegen, die mittelfristig erforderlich sind, um langfristige strategische Ziele zu erreichen.

Strategische Planung beginnt mit der Definition der Strategie auf Unternehmensebene, aber die Strategie muss dann in Maßnahmen verwandelt werden. Die drei Ebenen der strategischen Planung bezeichnen meist die Planung auf Ebene des Unternehmens, der Geschäftseinheit und der Abteilung. Die vier Arten von Plänen sind meist strategische, betriebliche, taktische und Notfallpläne.

Ein effektiver Strategieplan hilft Führungskräften, den Fokus und die Reaktionsfähigkeit von Planungsaktivitäten zu verbessern, die für das Erreichen ihrer langfristigen Strategie unabdingbar sind. Führungskräfte, die für die funktionale Strategie verantwortlich sind, können strategische Frameworks nutzen, um ihren Teams zu helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. 

Für die Entwicklung eines erfolgreichen Strategieplans mit einem konsistenten und sequenziellen Prozess sollten funktionale Führungskräfte Folgendes tun:

  1. Die konsistente Verwendung von Begriffen sicherstellen, um Verwirrung bei der strategischen Planung zu vermeiden und eine Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen.
  2. Eine starke Grundlage für die detailliertere Planung aufbauen, indem zunächst Mission, Vision und Zielvorgaben definiert oder geprüft werden.
  3. Rationalisieren Sie den Input der Beteiligten, indem Sie die Festlegung von Mission, Vision und Zielen auf die Führungsebene beschränken und die Entwicklung von Zielen, Aktionsplänen, Maßnahmen und Kennzahlen Managern mit Umsetzungserfahrung überlassen.

Zu den wichtigsten Elementen eines erfolgreichen Strategieplans gehören:

  • Mission und Vision. Die Mission der Organisation formuliert ihre Daseinsberechtigung, und die Vision zeigt auf, wie die Organisation sich zu entwickeln hofft. Der Strategieplan verbindet diese beiden Elemente miteinander und muss adaptiv genug sein, damit im Falle von Veränderungen des Kontextes während der Implementierung eine Anpassung möglich ist.
  • Strategische Annahmen. Für die Entwicklung eines erfolgreichen Strategieplans müssen Führungskräfte Trends und Disruptionen eingrenzen und ihre möglichen Auswirkungen auf die Ziele des Unternehmens beurteilen.
  • Entwicklung des Strategieplans. Eine strenge Entwicklung des strategischen Planung bedeutet im Endeffekt, dass die Strategie in Pläne verwandelt wird, die umgesetzt werden können und umgesetzt werden. Schlechte Pläne führen zu einer schlechten Umsetzung.
  • Mission: Der Zweck eines Unternehmens. 
  • Vision: Erhoffter zukünftiger Zustand. 
  • Ziel: Gewünschtes Ergebnis. 
  • Zielsetzung: Wie man Ziele erreicht. 
  • Aktionsplan: Was erforderlich ist, um seine Zielsetzung zu erreichen. 
  • Messwerte und Metriken: Fortschritt im Hinblick auf Ziele verfolgen. 

„Systeme“ für die strategische Planung bezeichnen die Hilfsmittel, die eingesetzt werden, um Strategiepläne zu dokumentieren. Gartner empfiehlt Unternehmen, sich bei der Strategie nicht auf das zu erstellende Dokument zu konzentrieren. Stattdessen sollten sie sich darauf konzentrieren, ihre Strategie in einen Aktionsplan zu verwandeln, der leicht kommuniziert werden kann.

Der strategische Aktionsplan ist ein offizielles Dokument, das als primäre Informationsquelle dafür dient, wie die Zielsetzungen ausgeführt, überwacht, kontrolliert und abgeschlossen werden sollen. Viele Unternehmen setzen auch einen damit verbundenen, jedoch separaten „Aktionsplan“ für die Umsetzung des Betriebsmodells ein. 

Messwerte sind beobachtbare Ergebnisse, die es Unternehmen ermöglichen, die Wirksamkeit ihrer Aktionspläne zu beurteilen. Metriken quantifizieren diese beobachteten Veränderungen und ermöglichen es dem Unternehmen, seine Fortschritte konkret zu quantifizieren und seine ausgewählten Messwerte weiter zu verfolgen.

Steigern Sie die Leistung bei den unternehmenskritischen Prioritäten.