Ein strukturierter Ansatz für das Kostenmanagement bedeutet, dass Sie stets Ausgaben verlagern möchten, um den Wert zu schützen.
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Richtig angewandte Kostenoptimierung – auch in einer volatilen Wirtschaft
Von Alexander Bant | 28. April 2025
Kostenoptimierung schützt Werttreiber und senkt gleichzeitig die Kosten
Eine Gartner-Umfrage vom März 2025 unter mehr als 500 Führungskräften ergab, dass 49 % der Befragten im zweiten Quartal mit Kürzungen ihrer Budgets und Ausgaben rechnen. Das war noch bevor die neuen US-Tarife Alarm wegen höherer Inflation und langsameren Wachstums schlugen.
In der heutigen unsicheren Wirtschaftslage und angesichts des zunehmenden Margendrucks benötigen Unternehmensleiter bewährte Prozesse zur Kostenreduzierung, ohne den Wert und die Wachstumstreiber zu gefährden. Gartner befürwortet seit langem eine strukturierte Kostenoptimierung als Mittel zur Erreichung dieses Ziels, aber heute müssen Unternehmensleiter ihre Kostenentscheidungen mehr denn je als eigenständige Maßnahmen zur Reduzierung der Ausgaben, zur Optimierung der Leistung und zur Steigerung der Investitionen in künftiges Wachstum betrachten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie unmittelbare Belastungen mit langfristigen strategischen Zielen in Einklang bringen, eine kostenbewusste Kultur fördern und Innovationen zur Unterstützung des zukünftigen Erfolgs nutzen können, dann nehmen Sie an diesem kostenlosen Webinar teil: Richtiges Handeln in einer volatilen Wirtschaft – Kostenoptimierung und betriebliche Flexibilität.
Kostenoptimierung verlagert Kosten zur Förderung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit
Die Kostenoptimierung reduziert systematisch unnötige Ausgaben bei gleichzeitiger Optimierung der unternehmensweiten Leistung und Reinvestition in hochwertige Fähigkeiten.
Was Spitzenunternehmen Gartner über ihr Kostenmanagement erzählen
Gartner analysiert seit langem Unternehmen, die als „effiziente Wachstumsunternehmen“ bezeichnet werden – Unternehmen, die über Konjunkturzyklen hinweg ein langfristiges, nachhaltiges Umsatzwachstum erzielen und gleichzeitig ihre Margen kontinuierlich verbessern. Diese Unternehmen verfolgen in Bezug auf Kosten einen grundlegend anderen Ansatz:
Sie betrachten die Ausgaben für differenzierte Fähigkeiten als eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen und nicht als Ausgaben, die minimiert werden müssen.
Sie stellen konsequent Ressourcen für wachstumsfördernde Aktivitäten zur Verfügung.
Sie halten eine strenge Kostendisziplin ein, ohne auf Innovation oder Flexibilität zu verzichten.
Sie integrieren das Kostenbewusstsein tief in die Entscheidungsfindung.
Diese disziplinierte, vorausschauende Denkweise ermöglicht es effizienten Wachstumsunternehmen, besser abzuschneiden als ihre Konkurrenten und sich auch in Zeiten der Volatilität dauerhaft zu behaupten. Der Kostenoptimierungsansatz von Gartner erfasst diese Verhaltensweisen auf eine für jeden Unternehmensleiter umsetzbare Weise.
CFOs haben oft eigene Kostenoptimierungsprogramme (siehe: Wie CFOs ein wertsteigerndes Kostenoptimierungsprogramm entwickeln können), aber jede Führungskraft kann diesen Ansatz nutzen, um wertsteigernde Kostenentscheidungen für ihre Teams und Abteilungen zu treffen – und um die Kostenpläne, die sie ihrem CFO vorlegen, genauer zu begründen.
Strategische Kostenoptimierung ist zwar idealerweise ein permanenter Ansatz, kann aber auch flexibel auf kurzfristigen Kostendruck reagieren. Auf diese Weise werden selbst dringende Kostenmaßnahmen Teil einer programmatischen (nicht impulsiven) Reaktion, die langfristige Geschäftsziele schützt. Lesen Sie zum Beispiel die 10 Regeln für schnelle IT-Kostensenkungen, um zu erfahren, wie CIOs, die sich einer laufenden Kostenoptimierung verschrieben haben, dennoch schnell und effektiv handeln können.
Die Kostenoptimierungsleitlinie für 2025 stützt sich auf drei Säulen
Betrachten Sie die Kostenoptimierung als eine Reihe von umsetzbaren Strategien für:
Die systematische Reduzierung unnötiger Ausgaben
Die Optimierung der Unternehmensleistung
Investitionen in zukünftige Wertschöpfungsquellen
Im Jahr 2025 erfordern wirtschaftliche Bedingungen wie Preisvolatilität und Margendruck ein aggressives, systematisches Management dieser Strategien. Gartner bietet personalisierte Anleitungen zur effektiven Kostenoptimierung, von denen Sie in diesen Dos and Don’ts einen Vorgeschmack finden.
Dos and Don’ts bei der Reduzierung von Ausgaben
Legen Sie Ihrem CFO proaktiv einen Kostenoptimierungsplan vor, damit er Ihre Strategien in den Gesamtgeschäftsplan integrieren kann, um eine Abstimmung und gemeinsame Verantwortlichkeit sicherzustellen.
Führen Sie ein Benchmarking der zukünftigen Komplexität durch, damit Ihre Kostenstruktur und Ausgaben dem Geschäftsmodell und den Abläufen entsprechen, von denen Sie erwarten, dass sie in Zukunft wertsteigernd sind.
Verlagern Sie generative KI-Initiativen auf unmittelbare und nachweisliche Kosteneinsparungen und weg von mittelfristigen Anwendungsfällen , bei denen Kosteneinsparungen nur schwer zu erzielen sind.
Vermeiden Sie pauschale Kürzungen , denn damit lässt sich nicht feststellen, was mehr oder weniger wichtig ist. Priorisieren Sie Kürzungen nach strategischem Wert und Wirkung.
Ermitteln Sie Kosteneinsparungsideen von Frontline-Teams, indem Sie klare Kriterien festlegen, um Erkenntnisse von denjenigen zu gewinnen, die dem Tagesgeschäft am nächsten stehen.
Legen Sie nicht willkürlich einen Einstellungsstopp fest. Überprüfen Sie offene Stellen und besetzen Sie diejenigen, die mit Ihren aktuellen und zukünftigen strategischen Prioritäten übereinstimmen.
Entlassen Sie leistungsschwache und weniger produktive Talente und solche, deren Fähigkeiten nicht mit Ihren zukünftigen Zielen übereinstimmen. Stellen Sie leistungsstarken Personen Ressourcen zur Verfügung.
- Gehen Sie bei Verhandlungen mit Anbietern in die Offensive. Nutzen Sie Marktbedingungen zur Kostensenkung und bewerten Sie neu, ob und wie ausgelagerte Rollen und Fähigkeiten zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen.
Dos and Don’ts bei der Optimierung der Leistung
Entwickeln Sie eine mehrjährige strategische Roadmap zur Kostenoptimierung mit Zielen, KPIs und Meilensteinen, die von sofortigen Kostensenkungen zu einer nachhaltigen Wertoptimierung führt.
Ermitteln Sie Ihre Differenzierungskosten, d. h. diejenigen, die Wettbewerbsvorteile schaffen, verbessern oder ausbauen (z. B. einzigartige Produktmerkmale), und schützen Sie abgestimmte Kosten.
Keine Kosten sind in Stein gemeißelt. Kürzen Sie die Mittel für leistungsschwache Projekte und stellen Sie diese Mittel rasch für einige wenige Initiativen mit großer Wirkung zur Verfügung.
Pflegen Sie eine kostenbewusste Kultur. Setzen Sie Anreize für Teams oder einzelne Mitarbeiter, Einsparungen zu ermitteln und zu realisieren – und reinvestieren Sie einen Teil der Einsparungen in diese Mitarbeiter.
Beschleunigen Sie das Reengineering von Prozessen mit Robotic Process Automation (RPA), Business Process Management (BPM), Cloud-Computing und künstlicher Intelligenz.
Dos and Don’ts beim Investieren in zukünftige Wertschöpfungsquellen
Entwickeln Sie ein Framework, um Veränderungen zu antizipieren, zu überwachen und sich an sie anzupassen, und richten Sie Ihre Fähigkeiten und Ressourcen stets flexibel auf das Wesentliche aus.
Binden Sie Top-Talente. Ermitteln Sie Leistungsträger und weisen Sie ihnen die wichtigsten Tätigkeiten zu. Sie müssen anerkannt und entlohnt und ihre Karrierelaufbahn muss gefördert werden, um sie zum Bleiben zu bewegen.
Erzielen Sie Produktivität, auch wenn die Zahl der Mitarbeiter sinkt. Setzen Sie strategische Prioritäten bei der Automatisierung und investieren Sie in KI-Kompetenz und Personalplanung, um sich auf neu gestaltete Aufgaben vorzubereiten.
Beseitigen Sie Hindernisse für Innovation und Entscheidungsfindung – von internen Prozessen, Richtlinien und Bürokratie bis hin zu leistungsschwachen Produkten im Portfolio.
Nutzen Sie antizyklische Ausgaben als strategischen Vorteil. Kommunizieren Sie Investoren und externen Stakeholdern klar, wo Sie in zukünftiges Wachstum investieren.
- Lassen Sie die langfristigen Wachstumstreiber KI und Automatisierung nicht verkümmern. Argumentieren Sie gegenüber Investoren klar und direkt für Investitionen in KI und Automatisierung und betonen Sie die langfristigen Wachstumsvorteile.
Laden Sie das Framework zur Kostenoptimierung für Ihre Abteilung herunter.
FAQs zur Kostenoptimierung
Was ist Kostenoptimierung?
Kostenoptimierung ist der strategische, fortlaufende Prozess der Reduzierung und Verwaltung von Ausgaben bei gleichzeitiger Maximierung von Wert, Effizienz und Geschäftsleistung. Dabei geht es nicht nur darum, die Kosten zu senken, sondern die Ausgaben an den Unternehmenszielsetzungen auszurichten, die betriebliche Effizienz zu verbessern und Ressourcen für künftige Wertschöpfungsquellen freizusetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Kostensenkung und Kostenoptimierung?
Kostenoptimierung ist eine kontinuierliche, geschäftsorientierte Disziplin, die darauf abzielt, den Geschäftswert zu maximieren und gleichzeitig die Ausgaben zu senken. Kostensenkungen sind eine kurzfristige Maßnahme zur Reduzierung der Ausgaben. Während es sich bei der Kostenoptimierung um eine strategische, kontinuierliche und ganzheitliche Vorgehensweise handelt, ist die Kostensenkung eine einmalige, taktische und reaktive Initiative.