Die COVID-19-Pandemie hatte weitreichende Auswirkungen auf die Weltwirtschaft, was laut Gartner, Inc. viele CIOs vor die Herausforderung stellte, schnell IT-Kosten einzusparen.

Die IT-Ausgaben werden 2020 voraussichtlich in allen Kategorien und Regionen schrumpfen. Auch wenn Unternehmen in den meisten Branchen nun mit der Wiedereröffnung beginnen, haben die Maßnahmen zur Kontrolle der Pandemie, wie Lockdowns, Social Distancing, Reisebeschränkungen und Grenzschließungen finanzielle Lasten verursacht, wobei die Transport-, Fertigungs- und Rohstoffbranchen am stärksten betroffen sind.

Auf dem heutigen Gartner IT Symposium/Xpo APAC sagte Chris Ganly, Senior Research Director bei Gartner und Redner, dass COVID-19 die Art und Weise, wie Menschen ihr Geld ausgeben, grundlegend verändert hat und Unternehmen nun darauf reagieren müssen.

Gartner schlägt vor, strategische Kostenoptimierung als kontinuierliche Disziplin für das Ausgabenmanagement anzugehen, die den Geschäftswert maximiert, anstatt einfach nur die Kosten zu senken.

„Harte Zeiten erfordern harte Maßnahmen“, sagte Ganly. „Aber selbst in Unternehmen, die um das Überleben kämpfen, müssen CIOs Kostensenkungen auf die am wenigsten schädliche Weise für die mittel- und langfristige Gesundheit des Unternehmens angehen. Dies wird ihnen helfen, sich 2021 und darüber hinaus schneller zu erholen.“

Gartner empfiehlt CIOs, 10 Regeln zu befolgen, wenn sie an den Punkt kommen, ihre IT-Budgets schnell zu reduzieren (siehe Abbildung 1).

1.    Sofortige Wirkung anstreben. Eliminieren, reduzieren oder suspendieren Sie alle Posten, die das Budget in Wochen oder Monaten belasten, nicht erst in Jahren. Beispiele dafür sind Ausgaben, die monatlich oder vierteljährlich auf „Pay as you go“-Basis bezahlt werden, nicht auf jährlicher Basis.

2.    Reduzieren, nicht verschieben. Konzentrieren Sie sich auf Kosten, die wirklich reduziert oder eliminiert werden können und nicht nur auf später verschoben werden.

3.    Nur Bares ist Wahres. Adressieren Sie Posten, die einen realen Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung haben, anstatt mit bargeldlosen Posten wie Abschreibungen oder Amortisationen zu hantieren.

4.    Kürzen Sie nur ein Mal. Viele Unternehmen kürzen ihre Kosten beim ersten Mal nicht radikal genug, was bedeutet, dass sie die Kosten später erneut überdenken und kürzen müssen. Dies ist besonders für Personalkürzungen relevant, da mehrere Zyklen aufeinanderfolgende Kürzungen sehr schädlich sein können.

5.    Prüfen Sie die Konten sorgfältig. Arbeiten Sie mit Ihrem Finanzpartner zusammen, um eine solide Übersicht aller Ausgabendetails zu erhalten, wie etwa Ausgabenkonten, Rückstellungen und Vorauszahlungen. Verwenden Sie diese Ansicht, um spezifische Reduzierungen der Barmittel zu identifizieren, die sich sofort auswirken.

6.    Prüfen Sie noch nicht vollzogene und stornierbare Ausgaben. Wenn Zahlungen (oder Zahlungsverpflichtungen) nicht zurückgenommen werden können, hat dies die unmittelbarste Auswirkung auf noch offene Zahlungen. Evaluieren Sie Ihre Verträge auf Möglichkeiten zur Neuverhandlung und Kündigung.

7.    Ganzheitlich sein: Kapital einschließen. Normalerweise sind die Betriebskosten am einfachsten zu beeinflussen, doch auch die Investitionsausgaben können reduziert werden. Die IT Key Metrics Data von Gartner zeigen, dass 25 % des durchschnittlichen IT-Budgets für Kapital ausgegeben werden. Stellen Sie also sicher, dass wirklich alle IT-Ausgaben für eine schnelle Reduzierung berücksichtigt werden.

8.    Versunkene Kosten sind irrelevant. Wenn es um Kosteneinsparung geht, wird allgemein gesagt, dass sogenannte irreversible „sunk costs“ irrelevant sind, was bedeutet, dass künftige Ausgaben ohne Bezug zu vergangenen, bereits getätigten Ausgaben berücksichtigt werden sollten. Aus Sicht einer schnellen Kostensenkung ist dies sicherlich richtig, aber es lohnt stets eine Überprüfung, ob eine Einsparung wirklich mehr Nutzen bringt als den Posten beizubehalten.

9.    Berücksichtigen Sie diskretionäre und nicht-diskretionäre Kosten. Ermessensausgaben, etwa für neue Projekte, zusätzliche Fähigkeiten oder Dienstleistungen, werden oft als einfach zu streichen angesehen. Jedoch können auch nicht-diskretionäre „Geschäftsaufwendungen“ wie IT-Infrastruktur und -Betrieb durch eine Verringerung der Nutzung oder des Servicelevels gesenkt werden.

10.  Beachten Sie variable und fixe Kosten. Fixkosten sind Ausgaben, die unabhängig von Aktivität oder Volumen konstant bleiben, wie Büromiete, Abonnements und Gehalt. Konzentrieren Sie sich bei Fixkosten auf deren Eliminierung. Variable Kosten ändern sich mit der Aktivität oder der Nutzung, zum Beispiel Telekommunikation, Auftragnehmer und Verbrauchsmaterialien. Konzentrieren Sie sich bei variablen Kosten sowohl auf die Reduzierung als auch auf die Eliminierung.

Gartner-Kunden erfahren mehr in den 10 Regeln zur schnellen Ausgabenreduzierung.

Über Gartner IT Symposium/Xpo

Gartner IT Symposium/Xpo 2020 ist das weltweit wichtigste Treffen für CIOs und andere IT-Führungskräfte. IT-Führungskräfte erhoffen sich von dieser Konferenz einen Einblick, wie ihr Unternehmen IT nutzen kann, um geschäftliche Herausforderungen zu meistern und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Folgen Sie den News, Fotos und Videos vom Gartner IT Symposium/Xpo auf Smarter With Gartner, auf Twitter unter dem Hashtag #GartnerSYM.

Künftige Daten und Veranstaltungsorte für das Gartner IT Symposium/Xpo:

8.–11. November 2021 | EMEA | Virtuell

16.–18. November 2021 | Japan | Virtuell

30. November – 2. Dezember | Indien | Virtuell