9 Schritte zur erfolgreichen strategischen Planung

Nur 29 % der Strategen stimmen zu, dass ihre Organisationen Pläne schnell genug ändern, um auf Disruptionen zu reagieren. Gartners jüngste Studie zeigt, dass Unternehmen, die dies tun, etwas gemeinsam haben: Ihre Geschäfts- und Abteilungsleiter sind stark im Strategieplanungsprozess involviert.

Zwar sollten Abteilungsleiter Strategiepläne niemals ohne Bezug zur Realität entwickeln, doch angesichts der heutigen Disruptionen ist es besonders wichtig, dass funktionale Strategiepläne eine Vielzahl von Szenarien berücksichtigen und an Änderungen in der Unternehmensstrategie angepasst werden können.

„Entscheidend ist, dass man sich an einige Grundprinzipien von Strategieplanungsprozessen hält – ob auf Unternehmens-, Geschäftseinheits- oder Abteilungsebene“, sagt Marc Kelly, VP bei Gartner. „Und alles eliminiert, was nicht nötig ist, um eine effektive Strategie zu kommunizieren.“

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Bevor Sie überhaupt mit der Planung für Ihre Abteilung beginnen, sollten Sie sich für eine strategische Denkweise engagieren. Lassen Sie sich nicht von kurzfristigen Überlegungen, taktischen Ausführungsplänen und anderen To-Do-Listen vereinnahmen. Die Sorge um das Erreichen kurzfristiger Ziele, die Angst vor dem Scheitern und die Beschäftigung mit operativen Fragen überlagern allzu oft die Vision. 

Dieser Grundsatz gilt für Ihre Einstellung zu Kostenmanagement und Budgetierung. Setzen Sie auf einen strategischen Ansatz, wann und wo immer Sie entscheiden, welche Initiativen Sie verfolgen und finanzieren wollen. 

Nehmen Sie die Kostenstruktur Ihrer Abteilung unter dem Aspekt des Geschäftswerts unter die Lupe und betrachten Sie die Kostenoptimierung als eine kontinuierliche Disziplin, die sich darauf konzentriert, Ressourcen (Zeit, Fähigkeiten und Budget) auf differenzierende Wachstumsinitiativen, wie z. B. Digitalisierung, zu lenken. 

Machen Sie sich klar, welcher Budgetierungsansatz für die Bedürfnisse Ihrer Abteilung am besten geeignet ist, und überlegen Sie, welche Art der zweckorientierten Budgetierung die Umsetzung Ihrer Strategie am besten unterstützt.

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Die besten funktionalen Pläne sind auf ausgewählte Initiativen zugeschnitten, die die Ambitionen des Unternehmens vorantreiben, und planen die Kapazitäten (Zeit, Budget, Talent und Technologie) ein, die für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich sind. Diese neun Schritte dienen Abteilungsleitern als Leitfaden, um gründlich an die Planung heranzugehen, unabhängig davon, wie anpassungsfähig die Unternehmensstrategie ist.

Definieren Sie den Unternehmens- und Geschäftskontext für alle Stakeholder im Voraus klar, um zu verhindern, dass Manager und Führungskräfte sich gegenseitig missverstehen und der Prozess aus dem Ruder läuft. 

Umreißen Sie für Ihre Abteilung die Zuständigkeiten, den Zeitplan für den Prozess und die erwarteten Ergebnisse für jeden Teilnehmer, insbesondere in Fällen, in denen die Planungs- und Budgetierungsprozesse abteilungsübergreifend sind. Bestimmen Sie, welcher Stakeholder Ihre Strategie- und Budgetpläne letztendlich genehmigen wird.

Überprüfen Sie Mission und Vision:

• Ihre Unternehmensmission bestimmt die Motivation Ihrer Organisation und die Ziele, die sie kontinuierlich verfolgt. 

  • Beispiel: Die Mission eines Elektroautoherstellers, „den Übergang der Welt zu nachhaltiger Energie zu beschleunigen“, spiegelt sein absolutes Engagement für die Entwicklung nachhaltiger Praktiken wider und erinnert Mitarbeitende an das übergeordnete Ziel des Unternehmens.

• Ihre Unternehmensvision verkörpert die abstrakten, aber realistischen Bestrebungen der Organisation, einschließlich der den Entscheidungsprozessen zugrundeliegenden Werten, Grundsätzen und Überzeugungen.

  • Beispiel: Die Vision eines Luft- und Raumfahrtunternehmens, „das führende internationale Unternehmen für Verteidigung, Luft- und Raumfahrt und Sicherheit zu sein“, ist realistisch und verlockender als der Status quo. Sie ist zielgerichtet und fokussiert.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden Ihrer Abteilung wissen, wie sich die Mission und die Vision auf ihre spezifische Arbeit auswirken. Seien Sie sich bewusst, welche Auswirkungen die Prioritäten, Herausforderungen und Umschwünge Ihrer Organisation auf die Notwendigkeiten, Chancen, Risiken und Prioritäten Ihrer Abteilung haben werden.

Die Unternehmensstrategie dient dazu, die Bestrebungen des Unternehmens in die Tat umzusetzen:

• Ziele: Einzelne oder miteinander verbundene Unternehmungen, die bei ihrer Verwirklichung längerfristig für einen spezifischen Mehrwert sorgen.

  • Beispiel: Zum größten Stromanbieter für erneuerbare Energien in Europa werden.

• Zielsetzungen: Diskrete und messbare Schritte, die beschreiben, wie Sie ein bestimmtes Ziel erreichen (siehe Schritt 4 für die dafür erforderlichen Maßnahmen).

  • Beispiel: Erhöhung der Windkraftkapazität um insgesamt 200 % innerhalb von drei Jahren dank der Errichtung zehn neuer Windparks in fünf Regionen in Europa.

Sobald Sie den Unternehmensplan festgelegt haben, können Sie den aktuellen Zustand der Aktivitäten Ihrer Abteilung bewerten, den zukünftigen Zustand ermitteln und entsprechende Ziele festlegen.

Ermitteln Sie die wichtigsten Fähigkeiten innerhalb Ihrer Abteilung, die für die Umsetzung Ihres Aktionsplans erforderlich sind. Bitten Sie Ihre Geschäftspartner um eine Bewertung, wie sie die Stärken und Schwächen Ihrer Abteilung einschätzen. Ihre Bewertung und die Ihrer Geschäftspartner sollten im Großen und Ganzen übereinstimmen. Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse eine Liste mit Prioritäten für die zu verstärkenden Fähigkeiten oder die zu schließenden Lücken.

Dies ist die Phase, in der Sie Ihre allgemeine Einschätzung der Ziele und Zielsetzungen in detaillierte Aktionsschritte mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten umsetzen. Dieser Aktionsplan sollte ein formelles Dokument sein, das die Reihenfolge der Schritte oder Initiativen zusammenfasst, die zur Erreichung einer Zielsetzung erforderlich sind. Dies ist die Hauptinformationsquelle dafür, wie Sie Zielsetzungen ausführen, überwachen, kontrollieren und abschließen.

Aktionspläne können sich ändern, wenn unerwartete Ereignisse eintreten. Daher sollten Sie darauf vorbereitet sein, mit einer Anpassungsstrategie auf sie zu reagieren, wann und wie Sie können.

Die Begriffe „Messwert“ und „Metrik“ werden oft als Synonyme verwendet, sind aber unterschiedlich.

• Ein Messwert ist ein beobachtbares Geschäftsergebnis (z. B. das Mitarbeiterengagement). Messwerte ermöglichen es Ihnen, die Wirksamkeit Ihrer Aktionspläne zu bewerten. Vereinbaren Sie diese im Voraus, um eine voreingenommene Berichterstattung zu vermeiden.

• Eine Metrik beschreibt die tatsächlich zur Quantifizierung erfassten Daten (z. B. den Prozentsatz von „zufriedenen“ Mitarbeitenden laut einer jährlichen Umfrage).

Stellen Sie sicher, dass die Messwerte und Metriken vollständig genug sind, um eine Reihe von Variablen zu berücksichtigen. Verwenden Sie zum Beispiel nicht nur die Kundenzufriedenheit, um das Engagement zu messen. Verfolgen Sie auch kritische Faktoren wie freiwillige Bemühungen und die Absicht zu bleiben.

Zeichnen Sie die Schlüsselelemente Ihres Strategieplans einfach und klar auf: Wo die Organisation steht, in welche Richtung sie geht und wie sie den zukünftigen Zustand erreichen wird. 

Verschaffen Sie sich auf einer einzigen Seite einen Überblick darüber, wie Sie heute einen Mehrwert schaffen und wie Sie das Unternehmen im nächsten Jahr beeinflussen wollen. Dazu gehören eine Erklärung der Strategie, eine Vorher-Nachher-Beschreibung des Zustands Ihrer Abteilung, eine oder zwei kritische Annahmen, die der Strategie zugrunde liegen, und fünf bis sieben Initiativen, die erforderlich sind, um die zur Unterstützung der Geschäftsziele festgelegten Abteilungsziele zu erreichen.

Dies geschieht, indem Sie die Zielsetzungen und die Strategie in Ihrer Abteilung und Ihrem Unternehmen bekannt machen. Die einseitige Vorlage für die Strategie ist ein hilfreiches Instrument, da sie den Plan für andere leicht verständlich macht, aber Sie brauchen dennoch einen zielgerichteten Prozess, um den Plan zu vermitteln – und um sicherzustellen, dass die wichtigsten Interessengruppen ihn verstehen und ihm zustimmen. 

Sie müssen eine klare und konsistente Botschaft entwickeln, die die Buy-Ins und das Engagement der Abteilungsleiter sowie das Engagement und die Motivation der Belegschaft fördert, wobei allen Stakeholdern klar sein muss, wie und warum sich Ihre Prioritäten ändern.

Sobald der Strategieplan angenommen und bekannt gemacht wurde, ist es von entscheidender Bedeutung, den Fortschritt anhand der Zielsetzungen zu messen, den Plan zu überprüfen und zu überwachen, um sicherzustellen, dass er gültig bleibt, und die Strategie an die sich ändernden Geschäftsbedingungen anzupassen. Um dies zu erreichen:

• Überwachen Sie die Auslöser, um die Wirksamkeit des Strategieplans zu verfolgen.

• Brechen Sie leistungsschwache Projekte schnell ab.

• Nehmen Sie regelmäßig eine Überprüfung und Validierung der Annahmen vor. 

Und schließlich brauchen Sie einen vereinbarten Aktionsplan für bestimmte Schritte oder Entscheidungen, um die Erfolgschancen zu erhöhen, wenn die Überwachung einen Alarm auslöst.