9 Schritte zur erfolgreichen strategischen Planung

76 % der Strategieverantwortlichen in Unternehmen geben an, dass bedeutende Änderungen an den Strategieplänen jetzt immer häufiger vorkommen. Zwar sollten Abteilungsleiter Strategiepläne niemals ohne Bezug zur Realität entwickeln, doch angesichts der heutigen Disruptionen – von der Preis- und Lohninflation bis hin zu den Risiken im Zusammenhang mit dem russischen Angriff auf die Ukraine – ist es für funktionale Strategiepläne besonders wichtig, eine Vielzahl von Szenarien zu berücksichtigen und die Möglichkeit zu haben, sich bei Änderungen der Unternehmensstrategie anzupassen.

„Entscheidend ist, dass man sich an einige Grundprinzipien eines jeden Strategieplanungsprozesses hält – ob auf Unternehmens-, Geschäftseinheits- oder funktionaler Ebene“, sagt Marc Kelly, VP bei Gartner. „Verzichten Sie auf alles, was nicht notwendig ist, um eine wirksame Strategie zu vermitteln“. 

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Engagement für strategisches Denken

Bevor Sie überhaupt mit der funktionalen Planung beginnen, sollten Sie sich für eine strategische Denkweise engagieren. Lassen Sie sich nicht von kurzfristigen Überlegungen, taktischen Ausführungsplänen und anderen To-Do-Listen vereinnahmen. Die Sorge um das Erreichen kurzfristiger Ziele, die Angst vor dem Scheitern und die Beschäftigung mit operativen Fragen überlagern allzu oft die Vision. 

Dieser Grundsatz gilt für Ihre Einstellung zu Kostenmanagement und Budgetierung. Setzen Sie auf einen strategischen Ansatz, wann und wo immer Sie entscheiden, welche Initiativen Sie verfolgen und finanzieren wollen. 

Nehmen Sie die Kostenstruktur Ihrer Abteilung unter dem Aspekt des Geschäftswerts unter die Lupe und betrachten Sie die Kostenoptimierung als eine kontinuierliche Disziplin, die sich darauf konzentriert, Ressourcen (Zeit, Fähigkeiten und Budget) auf differenzierende Wachstumsinitiativen, wie z. B. die Digitalisierung, zu lenken. Machen Sie sich klar, welcher Budgetierungsansatz für die Bedürfnisse Ihrer Abteilung am besten geeignet ist, und überlegen Sie, welche Art der zweckorientierten Budgetierung die Umsetzung Ihrer Strategie am besten unterstützt.

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Gehen Sie dann methodisch Schritt für Schritt vor

Die besten funktionalen Pläne identifizieren ausgewählte Initiativen, die die Ambitionen des Unternehmens vorantreiben, und stellen die Kapazitäten (Zeit, Budget, Talent und Technologie) bereit, die für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich sind. Diese neun Schritte stellen einen Leitfaden dar, mit dem Abteilungsleiter einen strengen Planungsansatz sicherstellen können, unabhängig davon, wie anpassungsfähig die Unternehmensstrategie ist.

Schritt 1: Umriss der Erwartungen 

Definieren Sie den Unternehmens- und Geschäftskontext für alle Stakeholder im Voraus klar, um zu verhindern, dass Manager und Führungskräfte sich gegenseitig missverstehen und der Prozess aus dem Ruder läuft. 

Umreißen Sie für Ihre Abteilung die Zuständigkeiten, den Zeitplan für den Prozess und die erwarteten Ergebnisse für jeden Teilnehmer, insbesondere in Fällen, in denen die Planungs- und Budgetierungsprozesse abteilungsübergreifend sind. Bestimmen Sie, welcher Stakeholder Ihre Strategie- und Budgetpläne letztendlich genehmigen wird.

Schritt 2: Überprüfung des Geschäftskontextes 

Bestätigung:

• Unternehmensmission, die die Motivation Ihrer Organisation und die Ziele, die sie kontinuierlich verfolgt, definiert. 

  • Beispiel: Die Mission eines Elektroautoherstellers, „den Übergang der Welt zu nachhaltiger Energie beschleunigen“, spiegelt sein absolutes Engagement für die Entwicklung nachhaltiger Praktiken wider und erinnert die Mitarbeiter an das übergeordnete Ziel des Unternehmens.

• Unternehmensvision, die die abstrakten, aber realistischen Bestrebungen der Organisation verkörpert, einschließlich der zugrundeliegenden Werte, Grundsätze und Überzeugungen, die die Entscheidungsprozesse unterstützen.

  • Beispiel: Die Vision eines Luft- und Raumfahrtunternehmens, „das führende internationale Unternehmen für Verteidigung, Luft- und Raumfahrt und Sicherheit zu sein“, ist realistisch und verlockender als der Status quo. Sie ist zielgerichtet und fokussiert.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Ihrer Abteilung wissen, wie sich die Mission und die Vision auf ihre spezifische Arbeit auswirken. Seien Sie sich bewusst, welche Auswirkungen Fachleute, Herausforderungen und Umschwünge auf die Notwendigkeiten, Chancen, Risiken und Prioritäten Ihrer Abteilung haben werden.

Schritt 3: Ziele und Zielsetzungen festlegen

Die Unternehmensstrategie setzt die Bestrebungen des Unternehmens in die Tat um:

• Ziele: Einzelne oder miteinander verbundene Unternehmungen, die bei ihrer Verwirklichung längerfristig einen differenzierten Wert schaffen.

  • Beispiel: Zum größten Stromanbieter für erneuerbare Energien in Europa werden.

• Zielsetzungen: Diskrete und messbare Schritte, die beschreiben, wie Sie ein bestimmtes Ziel erreichen (siehe Schritt 4 für die dafür erforderlichen Maßnahmen).

  • Beispiel: Erhöhung der Windkraftkapazität um insgesamt 200 % innerhalb von drei Jahren durch 10 neue Windparks in fünf Regionen in Europa.

Sobald Sie den Unternehmensplan festgelegt haben, können Sie den aktuellen Zustand Ihrer funktionalen Aktivitäten bewerten, den zukünftigen Zustand ermitteln und entsprechende Ziele festlegen.

Schritt 4: Entwicklung eines Aktionsplans

Dies ist die Phase, in der Sie Ihre allgemeine Einschätzung der Ziele und Zielsetzungen in detaillierte Aktionsschritte mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten umsetzen. Dieser funktionale Aktionsplan sollte ein formelles Dokument sein, das die Reihenfolge der Schritte oder Initiativen zusammenfasst, die zur Erreichung einer Zielsetzung erforderlich sind. Dies ist die Hauptinformationsquelle dafür, wie Sie Zielsetzungen ausführen, überwachen, kontrollieren und abschließen.

Aktionspläne können sich ändern, wenn unerwartete Ereignisse eintreten, daher sollten Sie darauf vorbereitet sein, mit einer Anpassungsstrategie darauf zu reagieren.

Schritt 5: Bewertung Ihrer Fähigkeiten 

Ermitteln Sie die wichtigsten funktionalen Fähigkeiten, die für die Umsetzung Ihres Aktionsplans erforderlich sind. Bitten Sie Ihre Geschäftspartner um eine Bewertung, wie sie die Stärken und Schwächen Ihrer Abteilung einschätzen. Ihre Bewertung und die Ihrer Geschäftspartner sollten im Großen und Ganzen übereinstimmen. Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse eine Liste mit Prioritäten für die zu verstärkenden funktionalen Fähigkeiten oder die zu schließenden Lücken.

Schritt 6: Festlegung von Messwerten und Metriken

Die Begriffe „Messwert“ und „Metrik“ werden oft als Synonyme verwendet, sind aber unterschiedlich.

• Ein Messwert ist ein beobachtbares Geschäftsergebnis (z. B. das Mitarbeiterengagement). Die Messwerte ermöglichen es Ihnen, die Wirksamkeit Ihrer Aktionspläne zu bewerten. Vereinbaren Sie diese im Voraus, um eine voreingenommene Berichterstattung zu vermeiden.

• Eine Metrik beschreibt die tatsächlichen Daten, die zur Quantifizierung der Maßnahme erhoben werden (z. B. der Prozentsatz der „zufriedenen“ Mitarbeiter laut einer jährlichen Umfrage).

Stellen Sie sicher, dass die Messwerte und Metriken vollständig genug sind, um eine Reihe von Variablen zu berücksichtigen. Verwenden Sie zum Beispiel nicht nur die Kundenzufriedenheit, um das Engagement zu messen. Verfolgen Sie auch kritische Faktoren wie freiwillige Bemühungen und die Absicht zu bleiben.

Schritt 7: Schreiben Sie Ihre Strategie auf eine – ja, nur eine einzige – Seite

Geben Sie einfach und klar die Schlüsselelemente Ihres Strategieplans an: Wo die funktionale Organisation steht, in welche Richtung sie geht und wie sie den zukünftigen Zustand erreichen wird. 

Verschaffen Sie sich auf einer einzigen Seite einen Überblick darüber, wie Sie heute einen Mehrwert schaffen und wie Sie das Unternehmen im nächsten Jahr beeinflussen wollen. Dazu gehören eine Erklärung der Strategie, eine Vorher-Nachher-Beschreibung des Zustands Ihrer Abteilung, eine oder zwei kritische Annahmen, die der Strategie zugrunde liegen, und fünf bis sieben Initiativen, die erforderlich sind, um die zur Unterstützung der Geschäftsziele festgelegten Abteilungsziele zu erreichen.

Schritt 8: Umsetzung des Plans

Dies geschieht, indem Sie die Zielsetzungen und die Strategie in Ihrer Abteilung und Ihrem Unternehmen bekannt machen. Die einseitige Vorlage für die Strategie ist ein hilfreiches Instrument, da sie den Plan für andere leicht verständlich macht, aber Sie brauchen dennoch einen zielgerichteten Prozess, um den Plan zu vermitteln – und um sicherzustellen, dass die wichtigsten Interessengruppen ihn verstehen und ihm zustimmen. 

Sie müssen eine klare und konsistente Botschaft entwickeln, die die Buy-Ins und das Engagement der Abteilungsleiter sowie das Engagement und die Motivation der Belegschaft fördert, wobei allen Stakeholdern klar sein muss, wie und warum sich Ihre Prioritäten ändern.

Schritt 9: Vorbereitung auf den Wandel

Sobald der Strategieplan angenommen und bekannt gemacht wurde, ist es von entscheidender Bedeutung, den Fortschritt anhand der Zielsetzungen zu messen, den Plan zu überprüfen und zu überwachen, um sicherzustellen, dass er gültig bleibt, und die Strategie an die sich ändernden Geschäftsbedingungen anzupassen. Um dies zu erreichen:

• Überwachen Sie die Auslöser, um die Wirksamkeit des Strategic Plans zu verfolgen.

• Kündigen Sie leistungsschwache Projekte schnell.

• Nehmen Sie regelmäßig eine Überprüfung und Validierung der Annahmen vor. 

Und schließlich brauchen Sie einen vereinbarten Aktionsplan für bestimmte Schritte oder Entscheidungen, um die Erfolgschancen zu erhöhen, wenn die Überwachung einen Alarm auslöst.

Fazit: 

• Entscheidungspunkte für Veränderungen in Strategieplänen werden immer häufiger vorgenommen, und die Abteilungsleiter müssen mithalten.

• Erstellen und vermitteln Sie einen klaren Aktionsplan, aus dem hervorgeht, wo die Abteilung derzeit steht, wo sie sein muss, wie sie das Ziel erreicht und wie Sie die Fortschritte messen werden.

• Auch nach der Anpassung des Strategieplans sollten Sie ihn regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass er weiterhin gültig ist, und ihn bei Bedarf an veränderte Szenarien und Geschäftsbedingungen anpassen.