10 Wege zur schnellen Senkung von IT-Kosten

8. August 2022

Verfasst von: Susan Moore

Erfahren Sie, wie Sie dem Druck zur Senkung der IT-Kosten entgegenwirken können, ohne Ihrer Organisation mittel- oder langfristig zu schaden.

Fazit: 

  • 39 % der im Mai befragten CFOs gaben an, dass sie im 4. Quartal 2022 bei anhaltend hoher Inflation die Kosten senken würden. Die drohende Rezession wird den Druck zur Ausgabenkürzung noch verstärken.

  • Forderungen nach Kostensenkungen mögen dringend erscheinen, doch man sollte lange genug innehalten, um herauszufinden, was sich kurzfristig auszahlt und was dem Geschäft längerfristig schaden könnte.

  • Wenn Sie diese 10 Regeln befolgen, können Sie Ihre IT-Budgets schnell und produktiv senken.

Angesichts der Inflation und der drohenden Rezession sehen sich viele Organisationen mit der Forderung nach kurzfristigen Kostensenkungen konfrontiert, auch wenn sie längerfristig den Einsatz von Technologien planen, um die Geschäftskosten nachhaltig zu senken und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Für CIOs stellt sich die Frage, wie sie die Kosten senken können, ohne mittel- und langfristig das Geschäfts zu gefährden.

Siehe das Playbook: Rezessionstipps für IT

„Gartner empfiehlt, dass Organisationen einen strukturierten und programmatischen Ansatz für das Kostenmanagement wählen , sagt Chris Ganly, VP Analyst bei Gartner. „Die Forschung zeigt, dass Organisationen, die auch in schwierigen Zeiten strategisch investieren, mit größerer Wahrscheinlichkeit eine Führungsposition erreichen werden. Aber manchmal erfordern schwierige Zeiten auch ein hartes Durchgreifen.“

Die Forschungsergebnisse von Gartner zeigen, dass die meisten CFOs auf preisorientierte Strategien setzen, um die Inflation auszugleichen, aber 39 % werden sich auf Kostensenkungen konzentrieren, falls die Inflation im vierten Quartal 2022 weiterhin hoch bleibt. Daraus werden bald ausdrückliche Forderungen nach einer schnellen Kostensenkung erwachsen. 

„Trotz der Dringlichkeit und des Drucks sollten Sie innehalten und bedenken, dass es wenig Sinn macht, Projekte oder Dienstleistungen zu streichen oder einzustellen, wenn bereits Kosten angefallen sind“, sagt Ganly. „Außerdem beeinträchtigen Sie die Fähigkeit der Organisation, bei einer Verbesserung der Bedingungen wieder auf Touren zu kommen, wenn Sie in Bereichen sparen, in denen Sie bereits investiert haben oder bereit sind, etwas zu erreichen – und bei Schlüsselinitiativen, die nicht einfach wieder aufgenommen werden können.“

10 Regeln für eine schnelle IT-Kostensenkung

Bewerten Sie stattdessen Ihre Optionen zur Senkung der IT-Kosten unter Berücksichtigung dieser Regeln. 

Nr. 1: Unmittelbare Auswirkungen anstreben

Streichen, Senken oder Aussetzen von Kostenpunkten, die sich schon in Wochen oder Monaten und nicht erst in Jahren bemerkbar machen werden. So sollten Sie beispielsweise Ausgaben anstreben, die monatlich oder vierteljährlich nach dem Pay-as-you-go-Prinzip und nicht jährlich getätigt werden.

Nr. 2: Senken, nicht blockieren

Konzentrieren Sie sich auf Kosten, die wirklich gesenkt oder abgeschafft werden können. Sie wollen nicht einfach die Kosten für den laufenden Zeitraum blockieren, nur um sie später wieder neu aufkommen zu lassen.

Nr. 3: Liquidität ist entscheidend

Achten Sie auf Posten, die sich tatsächlich auf die Gewinn- und Verlustrechnung auswirken, und nicht auf nicht zahlungswirksame Posten wie Wertberichtigung oder Abschreibung. So wirken sich  Kosteneinsparungen bei Cloud Services  im Gegensatz zur Verringerung von Softwarelizenzen vor Ort oder eigenen Vermögenswerten wie Hardware tatsächlich in direkten Geldwerten aus. Auch durch den Verkauf und das Rückleasing von Vermögenswerten können echte Einsparungen erzielt werden.

Nr. 4: Planen Sie, es einmal zu tun

Die meisten Organisationen kürzen beim ersten Mal nicht gründlich genug, was bedeutet, dass sie die Kosten oft erneut überprüfen und die Maßnahme wiederholen müssen. Dadurch entsteht ein destruktiver und unproduktiver Kreislauf aus Unsicherheit, Aufwand und Produktivitätsverlust. Dies gilt insbesondere für den Personalabbau, bei dem wiederholte Kürzungen besonders gefährlich sein können.

Nr. 5: Sorgfältige Prüfung der Konten

Arbeiten Sie mit Ihrem Finanzpartner zusammen, um einen soliden Überblick über die Details auf Aufwandsebene, wie z. B. Aufwandskonten, und wichtige Bilanzkonten, einschließlich Aufwandsabgrenzungen und Vorauszahlungen, zu erhalten. Nutzen Sie diese Ansicht, um spezifische Einsparungen zu bestimmen, die sofortige Auswirkungen haben werden.

Nr. 6: Ziel für nicht ausgegebene und nicht gebundene Ausgaben

Sofern Zahlungen (oder Mittelverpflichtungen) nicht wieder eingezogen oder Vorauszahlungen zurückerstattet werden können, sind die unmittelbarsten Auswirkungen auf nicht ausgegebene oder nicht gebundene Mittel zu verzeichnen. Bewertung von Verträgen im Hinblick auf Neuverhandlungen und Kündigungsklauseln.

Nr. 7: Ermessenskapital

In der Regel lassen sich die Betriebsausgaben (opex) am einfachsten beeinflussen, aber auch die Investitionsausgaben (capex) können gesenkt werden. Die IT Key Metrics Data von Gartner zeigen, dass 25 % des durchschnittlichen IT-Budgets für Investitionen ausgegeben werden. Stellen Sie also sicher, dass das gesamte Spektrum der IT-Ausgaben für schnelle Kürzungen berücksichtigt wird.

Nr. 8: Gesenkte Kosten sind irrelevant

Wenn es ums Sparen geht, sagt man allgemein, dass „gesunkene Kosten irrelevant sind“, was bedeutet, dass künftige Ausgaben ohne Bezug zu vergangenen Ausgaben oder „gesunkenen Kosten“ betrachtet werden sollten. Unter dem Aspekt der schnellen Kostensenkung ist dies zwar richtig, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken, ob die Einsparungen größer sind als die Vorteile, die durch eine Fortsetzung erzielt werden können und werden.

Nr. 9: Ermessensabhängige und nicht-ermessensabhängige Kosten

Diskrete Ausgaben, z. B. für neue Projekte, zusätzliche Kapazitäten oder Dienstleistungen, sind oft scheinbar leichter zu kürzen. Aber auch nicht-diskrete Ausgaben für den Geschäftsbetrieb, wie z. B. für die IT-Infrastruktur und den Betrieb, können durch eine geringere Nutzung oder ein geringeres Dienstleistungsniveau gesenkt werden.

Nr. 10: Sowohl variable als auch Festkosten bewältigen

Festkosten sind Ausgaben, die unabhängig von der Aktivität oder dem Volumen konstant bleiben, wie z. B. Büromiete, Abonnements und Lohnkosten. Bei den Festkosten sollten Sie sich auf die Abschaffung konzentrieren. Variable Kosten ändern sich mit der Aktivität oder dem Volumen, z. B. für Telekommunikation, Auftragnehmer und Verbrauchsmaterial. Bei den variablen Kosten sollten Sie sich sowohl auf die Senkung als auch auf die Abschaffung konzentrieren.

Dieser Artikel wurde seit seiner ursprünglichen Veröffentlichung im Oktober 2020 aktualisiert, um neue Ereignisse, Bedingungen und Forschungsergebnisse einzubeziehen.