Hybride Arbeit wird bleiben – legen Sie Grundregeln fest

Im Jahr 2022 werden sich bereits 25 % der Wissensarbeiter weltweit dazu entscheiden, primär von zu Hause aus zu arbeiten, und 45 % der Belegschaft werden an zwei bis drei Tagen pro Woche zu Hause arbeiten. Einige Mitarbeitende sind von diesen Aussichten begeistert. Andere nicht so sehr. 

Viele Mitarbeitende haben sich bereits so sehr an das Arbeiten von zu Hause gewöhnt, dass der Reiz des Neuen verschwunden ist, und sie machen sich Sorgen über einen möglichen permanenten Wechsel in eine hybride Arbeitsumgebung. Sie können ihre Sorgen mithilfe einiger simpler Grundregeln für virtuelle Interaktionen und andere professionelle Herausforderungen, die nur bei hybriden und von zu Hause aus arbeitenden Teams anzutreffen sind, mindern. 

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Drei Möglichkeiten zur Verbesserung des Lebens von Hybrid- und Remote-Teams

Sie müssen Ihre Richtlinien anpassen, um sicherzustellen, dass sie gut zu jedem Team und der Unternehmenskultur passen, aber es hilft, wenn Sie Grundregeln dazu beachten, wie man drei Aspekte der Hybrid- und Telearbeit verbessert.

Nr. 1: Teamgeist und Moral

Fördern Sie gute Beziehungen zwischen den Teammitgliedern, was besonders schwierig in einer Remote-Umgebung sein kann, aber für das kollektive Engagement und die Inklusion der Teams von zentraler Bedeutung ist. Manager müssen empathischer und zugänglicher sein. Dies kann für die Mitarbeiterzufriedenheit entscheidend sein. 

Teammitglieder erhalten ihre primären Hinweise zur Arbeitsweise über das Verhalten der Manager, also stellen Sie sicher, dass die Manager ein produktives Verhalten vorleben. Stellen Sie z. B. klar die Möglichkeit heraus, Schichten zu tauschen – für Arztbesuche, Termine mit Handwerkern oder die Betreuung kranker Kinder –, um zu unterstreichen, dass wir alle im gleichen Boot sitzen.

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Nr. 2: Zeitmanagement und Teamkoordination

Fördern Sie Transparenz rund um das Thema, wie Teams ihre Zeit nutzen und flexibel bei der Koordinierung der Arbeit sein können, um ihre Aufgaben zu erledigen, wobei ein Schwerpunkt auf die Ergebnisse gelegt werden sollte. Legen Sie z. B. Arbeitsergebnisse gemeinsam fest, aber seien Sie flexibel darin, wie, wo und wann die Teams diese Zielsetzungen erreichen. 

Diese Strategie fördert die Beurteilung von Teammitgliedern anhand ihrer Beiträge, nicht ihrer Standorte. Die Idee gerecht verteilter Beiträge ist sehr wichtig dafür, jetzt und in Zukunft mögliche Sorgen zu mindern, dass Mitarbeitende im Büro aufgrund ihrer physischen Anwesenheit bevorzugt werden.

Nr. 3: Hilfsmittel und Ausrüstung

Bieten Sie klare Anleitungen zur verfügbaren Technologie und den verfügbaren Hilfsmitteln sowie dazu, wann und wozu sie verwendet werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die gesamte Ausrüstung ordnungsgemäß funktioniert, und bieten sie Möglichkeiten für die Teammitglieder, ihre digitalen Fähigkeiten zu verbessern. Aber machen Sie auch deutlich, dass Mitarbeitende die Verantwortung für ihre digitalen Fähigkeiten tragen, da diese ein integraler Erfolgsfaktor bei der Hybrid- und Telearbeit sind. 

Virtuelle Meetings sind ein gutes Beispiel. Die IT-Abteilung ist für eine reibungslose Bereitstellung der Ausrüstung und einen effektiven Support verantwortlich, aber Ihre Grundregeln sollten alle Teammitglieder dafür verantwortlich machen, die Nutzung aller relevanten Funktionen zu kennen und die Best Practices für Meetings einzuhalten. 

Sieben Leitlinien für zufriedenere hybride und von zu Hause aus arbeitende Teams

Der Teamdialog zu den Grundregeln kann dabei helfen, dass das Team unter den Hybrid- und Telearbeitsbedingungen motivierter ist und fühlt, dass es die Kontrolle hat. 

Hier sind sieben Beispiele für leicht verständliche Leitlinien, die Sie verwenden können, damit die Arbeit für Teams zu Hause und in hybriden Arbeitsumgebungen angenehmer wird.

1. Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre eigene Work-Life-Balance zu bestimmen und selbstbestimmt persönliche, familiäre und professionelle Verpflichtungen zu mischen, solange die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Ermöglichen Sie es den Teammitgliedern, das Teilen professioneller Verpflichtungen nach Bedarf zu verhandeln.
2. Seien Sie flexibel, was virtuelle Dresscodes und das Erscheinungsbild angeht. Lassen Sie z. B. alle Teammitglieder ihren eigenen gewünschten Videohintergrund auswählen, solange dieser angemessen für das Ziel und die Stimmung des Meetings ist.
3. Priorisieren Sie eine empathische Kommunikation und das Zuhören. Dies gilt sowohl für Teammanager als auch für höhere Führungskräfte. Sorgen Sie dafür, dass die Teammitglieder immer gut über Angelegenheiten informiert sind, die sie betreffen. Suchen Sie aktiv nach Anzeichen dafür, dass jemand Probleme hat oder von der Telearbeit überwältigt ist.
4. Erlauben Sie es allen Teammitgliedern, ihre eigenen Arbeitszeiten und ihren Arbeitsplatz zu bestimmen, solange sie vollständig an den Teamaktivitäten teilnehmen und angemessene Arbeitsergebnisse erzielen. Zum Beispiel können Teammitglieder spezifische Zeiten für die Zusammenarbeit und für individuelle Tätigkeiten festlegen, müssen jedoch u. U. überlappende Zeitzonen für die Zusammenarbeit priorisieren. 
5. Lassen Sie das Team gemeinsam die Antwortzeiten und verschiedene Modalitäten für die Zusammenarbeit bestimmen. Vereinbaren Sie beispielsweise, innerhalb von zwei Stunden auf Sprach- oder Chatnachrichten zu antworten, aber innerhalb eines Werktags auf E-Mails, wenn diese nicht dringend sind. Vereinbaren Sie, dass Teammitglieder nicht außerhalb der Arbeitszeiten auf Nachrichten antworten müssen, die keine Notfälle darstellen.
6. Setzen Sie Limits für Meetings fest. Teammitglieder sollten sich über den Bedarf an Meetings, deren Zeiten, Dauer und Orte einigen. In Meetings, an denen Teammitglieder sowohl in Telearbeit als auch im Büro teilnehmen, sollte eine Chancengleichheit bezüglich der Teilnahme angestrebt werden.
7. Vereinbaren Sie Standards für die Zusammenarbeit von zu Hause aus.Stellen Sie sicher, dass jeder Zugang zu Endpunktgeräten, einer Internetverbindung und angemessenen Audio-, Licht- und Videofunktionen hat und diese auch nutzt, um auf produktive Weise virtuell zusammenarbeiten zu können. Vereinbaren Sie die Nutzung verbreiteter Features wie Hashtags und @mentions.

Hybride Arbeitsumgebungen stehen erst am Anfang, und die meisten Unternehmen versuchen, sich darin zurechtzufinden, so gut es geht. Die Verkehrsregeln sind Teil der Reise und ermöglichen es einzelnen Mitarbeitenden und Teams, ihre eigenen Routen festzulegen und sich trotzdem an die organisatorischen Leitlinien zu halten. 

Diese Leitlinien ermöglichen nicht nur eine gemeinsame Entwicklung und Basisinnovationen der Hybrid-Arbeit, sondern unterstützen neue Teammitglieder dabei, sich schnell an die neuen kulturellen Normen im Team zu gewöhnen.