9 Tipps für das Management von Remote-Arbeit

2. April, 2020
Verfasserin: Mary Baker

Sorgen Sie mit diesen einfühlsamen und praktischen Maßnahmen dafür, dass die Telearbeit für die Mitarbeiter produktiver und motivierender wird.

Viele Mitarbeiter arbeiten jetzt von außerhalb – und wenn Sie noch keine Richtlinien für die Telearbeit haben, ist es zu spät, um sie zu entwickeln. Aber es gibt Möglichkeiten, die Remote-Arbeit produktiv und motivierend zu gestalten – für Mitarbeiter und das Unternehmen.

„In den meisten Unternehmen konzentriert sich die Szenarioplanung auf die notwendigen operativen Reaktionen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Nur wenige dieser Pläne befassen sich mit der Ausstattung oder der Fähigkeit der Mitarbeiter, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren“, sagt Brian Kropp, Distinguished Vice President, Research, Gartner.

HR kann den Managern durch neun spezifische Aktivitäten helfen, damit die Mitarbeiter die notwendige Unterstützung erhalten, um die emotionale Achterbahn dieser Krise anzugehen – und dabei produktiv und motiviert zu sein.

1. Achten Sie bei Ihren Mitarbeitern auf Anzeichen von Notlagen

Nutzen Sie direkte Gespräche und indirekte Beobachtungen, um Einblick in die Herausforderungen und Bedenken der Mitarbeiter zu erhalten. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sie unterstützen und dass Ihnen ihr Wohlbefinden am Herzen liegt. Um regelmäßige Gespräche zwischen Managern und Mitarbeitern zu erleichtern, geben Sie Managern Orientierungshilfen dazu, wie sensible Themen der COVID-19-Pandemie am besten zu lösen sind, darunter alternative Arbeitsmodelle, Arbeitsplatzsicherheit und -aussichten, Auswirkungen auf die Personalplanung und Spannungen am Arbeitsplatz.

2. Mitarbeiter ausstatten

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die Technologie verfügen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein – das kann mehr sein als nur Mobiltelefon und Laptop. Wenn Sie zum Beispiel erwarten, dass Mitarbeiter an virtuellen Meetings teilnehmen, haben sie auch angemessene Kameras?

Selbst wenn Sie nicht über ein umfangreiches Set an Technologie und kollaborativen Tools verfügen, können Sie Ihre Mitarbeiter so ausstatten, dass sie effektiv arbeiten können. Aber gehen Sie nicht davon aus, dass die Menschen wissen, wie sie mit virtueller Kommunikation arbeiten sollen – oder sich in dieser Umgebung wohlfühlen.

Erkennen Sie an, dass virtuelle Kommunikation anders ist – und nicht immer perfekt ist – aber dennoch professionell und respektvoll verlaufen muss. Denken Sie daran, dass die virtuelle Kommunikation für manche weniger komfortabel und effektiv ist – coachen Sie Mitarbeiter, wie sie einen ineffektiven virtuellen Gedankenaustausch verbessern können. Wenn Sie beispielsweise ein Problem in sechs E-Mails nicht lösen konnten, sollten Sie vielleicht besser ein virtuelles Meeting starten.

3. Fördern Sie den Dialog

Der wechselseitige Dialog zwischen Managern und Mitarbeitern stellt sicher, dass die Kommunikation das Engagement fördert und nicht schmälert. Die Forschungsergebnisse von Gartner zeigen, dass für den Erfolg einer Änderungsinitiative das Verständnis der Mitarbeiter für die Entscheidung und deren Auswirkungen viel wichtiger ist, als dass Mitarbeiter die Veränderung positiv aufnehmen.

Die bilaterale Kommunikation mit Managern und Kollegen bietet Mitarbeitern die Informationen und Perspektiven, die sie benötigen. Sie macht es möglich, auch negative Emotionen auszudrücken und zu verarbeiten und ein Gefühl von Kontrolle zu behalten. Manager können Möglichkeiten für wechselseitigen Dialog schaffen, die sich auf ein realistisches Bild der positiven und negativen Auswirkungen des aktuellen COVID-19-Ausbruchs konzentrieren.

4. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

„Das Beste, was Sie als Manager jetzt tun können, ist, Ihr Misstrauen zu bekämpfen und Ihren Mitarbeitern das größte Vertrauen zu geben, dass sie das Richtige tun werden – was sie auch tun werden, wenn Arbeitgeber eine unterstützende Struktur bereitstellen“, sagt Kropp.

Manager sind vielleicht besorgt, ihre frühere ständige Kontrolle über die Mitarbeiter zu verlieren, sollten aber nicht mit Mikro-Management reagieren. Das wird nur zur weiteren Entfremdung und Frustration bereits gestresster Mitarbeiter beitragen. Fixieren Sie sich nicht auf vermeintliche Leistungsprobleme – sobald der Höhepunkt der Krise überwunden ist, werden Sie viel Zeit haben, sich auf etablierte Leistungsmanagementsysteme stützen zu können.

5. Fördern Sie die Unternehmenswerte

„Schon vor dieser Krise haben Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zunehmend als wichtige Stakeholder behandelt. In der Krise können Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Sie ihr langfristiges Wohl im Auge haben“, sagt Kropp.

Viele Unternehmen haben die letzten Jahre damit verbracht, Werte zu definieren, die beschreiben, wie sie sich um ihre Mitarbeiter kümmern und wie wichtig es für sie ist, großartige Lebenserfahrungen für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Werte gegenüber den Mitarbeitern betonen.  

Setzen Sie auch weiterhin auf die richtigen Verhaltensweisen – und ermutigen Sie die Mitarbeiter, unethisches Verhalten anzusprechen. In unsicheren Zeiten steigt das Fehlverhalten der Mitarbeiter um bis zu 33 %. Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, wie sie Fehlverhalten melden können und verweisen Sie auf die Sanktionen für Fehlverhalten. Dies wird das Wohlbefinden bei der Arbeit fördern – was einen großen Einfluss auf das Gefühl der Sicherheit hat.

6. Setzen Sie Ziele, die Klarheit schaffen

Positionen und Aufgaben können während der Krise auseinanderfallen, sodass sich die Mitarbeiter nicht sicher sind, worauf sie sich konzentrieren sollen. Konzentrieren Sie sich darauf, was Mitarbeiter erreichen sollten. Machen Sie Ziele wichtiger als Prozesse, um mehr Klarheit für die Mitarbeiter zu schaffen – und ein höheres Engagement zu fördern.  

„Einer der wichtigsten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter ist, nachvollziehen zu können, wie ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt“, sagt Kropp. „Mitarbeiter, die sich der Bedeutung ihrer Arbeit für den Erfolg des Unternehmens sicher sind, haben weniger Angst vor Arbeitslosigkeit.“

7. Fokus auf Ergebnisse, nicht auf Prozesse

Wenn viele Menschen ihre beruflichen und familiären Verpflichtungen im eigenen Zuhause vereinen müssen, empfiehlt es sich, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit auf eine Weise zu erledigen, die für sie am einfachsten und produktivsten ist.

Möglicherweise müssen Sie auf Ihr übliches Team-Meeting um 9 Uhr oder auf ein langwieriges Genehmigungsverfahren verzichten. Planen Sie die Zusammenarbeit zu für beide Seiten akzeptablen Uhrzeiten und nutzen Sie nach Möglichkeit virtuelle Tools. Flexibilität ermöglicht es den Teams, ihre Aufgaben auf ihre eigene Art und Weise zu erledigen.

„Als Vorgesetzter müssen Sie die formalen Prozesse im Zweifel missachten können und den Fokus darauf legen, dass die Dinge einfach erledigt werden. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, was erreicht werden muss“, sagt Kropp.

8. Mehr Anerkennung zeigen

„In Krisenzeiten steigt der Wunsch der Mitarbeiter, für ihren Beitrag anerkannt zu werden, um etwa 30 %“, sagt Kropp.

Effektive Anerkennung motiviert nicht nur den Empfänger, sondern dient auch als starkes Signal für andere Mitarbeiter und belohnt Verhaltensweisen, die nachgeahmt werden sollen. Anerkennung muss nicht immer monetär sein: Berücksichtigen Sie die öffentliche Anerkennung, Zeichen der Wertschätzung, Entwicklungsmöglichkeiten und Vergünstigungen. Manager in Unternehmen, die mit einer Schwächephase konfrontiert sind, können diese Gelegenheit nutzen, um den Mitarbeitern Weiterbildungen zu ermöglichen, für die es normalerweise keine Kapazitäten gibt.

„Verwenden Sie einfache Kurzbefragungen, um spezifische Fragen zu stellen oder Ergebnisse mitzuverfolgen, um Daten zu sammeln und Anerkennungsmöglichkeiten zu finden".

Manager verschafften sich bislang innerhalb der Büroräume einen Überblick über die Arbeit und Beiträge der Mitarbeiter. Jetzt ist es jedoch erforderlich, mehr Anerkennung bei zugleich weniger Sichtbarkeit zu vermitteln. Telearbeiter und Manager haben nur begrenzt unbeabsichtigte Interaktionen. Es gibt weniger Gelegenheit zu Gruppeninteraktionen, bei denen sich Kollegen treffen und Geschichten austauschen können.

Angesichts der mangelnden Sichtbarkeit in einer Remote-Umgebung müssen Sie versuchen, Ihre Überwachungstechniken und Beziehungen zu direkt unterstellten Mitarbeitern zu verbessern. Verwenden Sie einfache Kurzbefragungen, um spezifische Fragen zu stellen oder Ergebnisse mitzuverfolgen, um Daten zu sammeln und Anerkennungsmöglichkeiten zu finden. Indem Sie sich virtuell mit Mitarbeitern treffen und fragen, welche Hindernisse sie überwunden oder wie Kollegen ihnen geholfen haben, können Sie anerkennungswürdige Leistungen von Teams und Mitgliedern identifizieren, ihnen danken und die Anerkennung teilen.

9. Innovation fördern

Während sich Unternehmen teils gegen die erhebliche Ungewissheit abzuschotten versuchen, könnten Manager und Mitarbeiter verständlicherweise Risiken scheuen. „Es gibt in Zeiten des Umbruchs eine natürliche Zögerlichkeit unter den Mitarbeitern, die zu einer Angst vor Neuem führt“, sagt Kropp.

Aber gerade in solchen Zeiten sind Innovation und Risikobereitschaft noch wichtiger für das Engagement der Mitarbeiter und den Erfolg des Unternehmens. Die Auswirkungen von Beschränkungen auf Innovation und Risikobereitschaft sind besonders schwerwiegend für High-Potential-Mitarbeiter (HIPO), die tendenziell einen stärkeren Wunsch nach Chancen zum Ausprobieren haben. Selbst wenn im Unternehmen neue Investitionen nur begrenzt möglich sind, können Manager die Notwendigkeit für inkrementelle Innovationen und Prozessverbesserungen betonen und entsprechende Möglichkeiten bieten. 

Bieten Sie die Möglichkeit, an Erfolgen teilzuhaben und geben Sie Sicherheit beim möglichen Auftreten von Fehlern. Die Regeln der räumlichen Distanzierung bedeuten, dass wenn Mitarbeiter ein Risiko eingehen und ihre Produktivität steigern, nur wenige Kollegen auf diesem Erfolg aufbauen können. Heben Sie den Wert der fortgesetzten Skalierung der Aktivitäten der Mitarbeiter hervor und stellen Sie sicher, dass sich etwaige Risiken auch lohnen.