Zur Maximierung des Geschäftswerts und zur Minimierung der Ausgaben müssen CIOs eine strategische Kostenoptimierungsdisziplin innerhalb der IT entwickeln.
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Strategische Kostenoptimierung der IT durch intelligente Ausgaben
Maximierung des Einflusses von Technologie auf Unternehmen durch intelligentere Ausgaben
CIOs, die eine gemeinsame Sprache und einen strukturierten Ansatz für das Kostenmanagement innerhalb der IT und mit Geschäftspartnern etablieren, sind erfolgreicher bei der Entwicklung einer proaktiven, programmatischen und strategischen Kostenoptimierungsdisziplin, die einen größeren Nutzen aus der IT zieht. Diese Studie bietet CIOs Best Practices für Folgendes:
- Senkung/Reduzierung der Ausgaben durch Beseitigung von Verschwendung oder Redundanz
- Optimierung der Leistung durch Verbesserung von Effizienz und Produktivität
- Wertschöpfung durch Ausrichtung der Ausgaben auf die Erzielung wichtiger Geschäftsergebnisse
Die strategische IT-Kostenoptimierung verändert die IT-Ausgaben von reaktiv zu proaktiv
Zur Maximierung der Auswirkungen auf das Geschäft müssen CIOs intelligente Ausgaben tätigen, indem sie kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Rationalisierung der Ausgaben, zur Optimierung unproduktiver Assets und zur Reinvestition in leistungsstarke Technologien suchen.
- Förderung eines intelligenten Ausgabeverhaltens
- Kontinuierliche Reduzierung von Ausgaben
- Optimierung der bestehenden Ausgaben
- Finanzierung neuer Fähigkeiten
Etablierung der strategischen Kostenoptimierung als eine in der IT verankerte Disziplin
Die strategische IT-Kostenoptimierung konzentriert sich darauf, längerfristige Geschäftsergebnisse in den Mittelpunkt aller finanziellen Entscheidungen zu stellen. Anstatt in Zeiten der Rezession die Kosten zu senken und in Wachstumsphasen großzügig auszugeben, legt ein intelligenter Ausgabenansatz den Schwerpunkt auf eine nachhaltige finanzielle Entscheidungsfindung, die sich am Geschäftswert orientiert.
Die IT-Kostenoptimierung durch intelligente Ausgaben beginnt mit drei aufeinander folgenden Schritten:
Schritt 1: Begründen Sie, warum intelligente Ausgaben wichtig sind.
Schlechte Ausgabegewohnheiten entstehen in guten Zeiten, wenn IT-Organisationen ihre Ausgaben kaum einschränken. Dies führt zu einem mangelnden Kostenbewusstsein in der IT-Organisation.
Die IT-Kostenoptimierung erfordert, dass die IT ein neues Ausgabeverhalten entwickelt und das alte abschafft. Dies erfordert einen bestimmten Zweck – ein „Warum“. Zur Kultivierung dieses Zwecks müssen CIOs das Bewusstsein für die Bedeutung von intelligenten Ausgaben schärfen. Einige Beispiele:
Geben Sie Beispiele für Gewohnheiten, die einen Mangel an intelligenten Ausgaben widerspiegeln, wie z. B. unnötige Komplexität bei Lösungen, überdimensionierte Service-Levels (24/7), die von anderen Abteilungen oder Geschäftsbereichen gefordert werden, „Ego-Ausgaben“ der IT oder anderer Abteilungen usw.
Berichten Sie von Unternehmen, die ihre Kosten optimiert und gleichzeitig in den Ausbau ihrer IT-Kapazitäten investiert haben, um einen höheren Geschäftswert zu erzielen.
Bitten Sie Teammitglieder, die geschäftlichen Auswirkungen einer Reduzierung einer bestimmten IT-Kostenkategorie um 30 % oder einer Erhöhung um 30 % zu prüfen.
Formulieren Sie ein einfaches und verständliches „Warum-Statement“ über die Bedeutung der IT-Kostenoptimierung.
Schritt 2: Identifizieren und operationalisieren Sie das IT-Ausgabeverhalten.
Um einen Wandel bei den Ausgaben zu bewirken, müssen IT-Mitarbeiter neue Denk- und Verhaltensweisen annehmen, mit denen sie von ihrer derzeitigen Denkweise zu einem neuen Ansatz für intelligente Ausgaben übergehen können. Zu diesem Zweck müssen Sie die neuen erforderlichen Verhaltensweisen, Gewohnheiten und Arbeitsweisen sowie die derzeitigen Verhaltensweisen, die eingestellt werden sollen, identifizieren.
Operationalisieren Sie anschließend die Verhaltensweisen, um sie in die tägliche Arbeit Ihrer Teammitglieder zu integrieren. Bitten Sie jedes Teammitglied, zwei der neuen erwünschten Verhaltensweisen auszuwählen, die es sich sofort aneignen möchte, sowie eine fortlaufende Initiative, mit der diese Verhaltensweisen getestet werden sollen, und Ideen, wie diese Verhaltensweisen ausgeführt werden können. Durch dieses individuelle Engagement werden die neuen Ausgabegewohnheiten greifbar.
Schritt 3: Verstärken Sie intelligente IT-Ausgabeverhaltensweisen.
Bringen Sie Mitarbeiter zusammen, um über Schwierigkeiten und Erfolge zu sprechen. Erkennen Sie Fortschritte öffentlich an. Suchen Sie in dieser Zeit nach Wissenslücken, die Sie schließen können. Damit IT-Teams intelligente Ausgabeentscheidungen treffen können, benötigen sie sowohl Finanzinformationen als auch die Fähigkeit und das Wissen, diese zu verstehen, zu interpretieren und anzuwenden.
Ziehen Sie auch Rituale zur Verstärkung von Verhaltensweisen in Betracht. Rituale sind häufige und wiederholte Handlungen, mit denen die neuen kulturellen Verhaltensweisen verstärkt werden können. Ein Beispiel dafür ist ein monatliches Treffen mit IT-Mitarbeitern zum Austausch von Unternehmens- und IT-Finanzinformationen, die relevant und leicht verständlich sind und sich direkt auf IT-Aktivitäten beziehen.
Schaffen Sie einen positiven Kontext für den Wandel. IT-Mitarbeiter sollten intelligente Ausgabeentscheidungen als Prozess betrachten. Um das Team zu bestärken, sollten CIOs nicht nur Erfolge, sondern auch Misserfolge hervorheben, aus denen das Team lernen kann.
IT-Kostenoptimierung erfordert kontinuierliche Kürzungen von Ausgaben, die keinen Nutzen bringen
CIOs führen häufig Kostensenkungen als Reaktion oder als Auftrag in wirtschaftlich schwierigen Zeiten durch. Der Ansatz für intelligente Ausgaben umfasst stattdessen die strategische Kostenoptimierung und Rationalisierung der IT-Ausgaben. Ständiger Wandel bedeutet, dass es immer Investitionen gibt, die überprüft, rationalisiert und sogar aus dem Technologiebudget gestrichen werden können.
Die kontinuierliche und disziplinierte Reduzierung der IT-Kosten geht laut der Gartner-Bewertung IT Score for CIOs mit einer größeren finanziellen Ausgereiftheit einher. Sie zeigt, dass 77 % der reifen IT-Organisationen kontinuierlich Ideen und Maßnahmen zur Senkung der IT-Ausgaben im gesamten Unternehmen initiieren, verglichen mit nur 18 % der nicht reifen Organisationen.
CIOs können sich auf folgende Weise um Ausgabensenkungen bemühen:
Überprüfen und kürzen Sie Ausgaben, die keinen nachweisbaren Einfluss auf die Geschäftsergebnisse haben, proaktiv und programmatisch. Suchen Sie zum Beispiel nach veralteten oder doppelten Überwachungs- und Verwaltungstools.
Eliminieren oder reduzieren Sie Ausgaben, bevor sie vertraglich festgelegt werden. So können Mittel in Projekte reinvestiert werden, die den Geschäftswert steigern.
Gleichen Sie alle neuen Ausgaben mit den Geschäftsprioritäten ab. Verhandeln Sie die Bedingungen neu, um mehr Flexibilität zu ermöglichen.
Verhandeln Sie mit Anbietern und Lieferanten neu, bevor Ausgaben vertraglich festgelegt werden.
Verlagerung der Ausgaben in Bereiche mit höherem Wert und größerem Ertrag
Neben der Senkung der Ausgaben für leistungsschwache Assets erfordert die IT-Kostenoptimierung auch, dass CIOs und IT-Führungskräfte Ressourcen für IT-Initiativen mit potenziell größeren Auswirkungen auf den Geschäftswert umverteilen, z. B. durch die Verbesserung der Produktivität sowohl der IT als auch des Unternehmens. Der Kerngedanke dabei ist, dass wir unsere Ausgaben klüger planen müssen, bevor wir Ressourcen einsetzen.
Hierzu sollten CIOs Funktions- oder Geschäftsbereiche identifizieren, deren Kostenabweichungen über dem vertikalen Branchendurchschnitt liegen, und nach differenzierten Ausgabeansätzen für diese Bereiche suchen. Eine saisonale Geschäftseinheit, die in Spitzenzeiten deutlich mehr Kapazität verbraucht, kann beispielsweise in der Nebensaison Kapazitäten umverteilen oder abbauen. Im Gegensatz dazu kann eine Geschäftseinheit mit einer relativ höheren Geschäftsleistung, wie z. B. eine Luxussparte, höhere Ausgaben für Kundenerlebnistechnologie rechtfertigen und nach anderen Optimierungsquellen suchen.
Bei der IT-Kostenoptimierung setzen CIOs kontinuierlich neue Prioritäten für die Ressourcennutzung, um den Beitrag der vorhandenen Assets zum IT-Betrieb und zu den Geschäftsergebnissen zu verbessern. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z. B:
Kosteneffizienz verbessern: Helfen Sie den IT-Teams, ihre derzeitigen Aufgaben mit weniger Ressourcen besser zu erledigen, sodass mehr Geld für differenzierende Aktivitäten ausgegeben werden kann.
Produktivität steigern: Nutzen Sie die vorhandenen Ressourcen, um mehr hochwertige Arbeit zu leisten – zum Beispiel durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Ausgaben verlagern: Setzen Sie Mittel und Ressourcen frei, um den Schwerpunkt auf Bereiche zu legen, die einen höheren Ertrag oder eine größere Wirkung bringen – zum Beispiel, indem Sie die Ausgaben von reaktivem Monitoring auf proaktive Prozessautomatisierung und Governance-Funktionen verlagern.
Investitionen in neue Fähigkeiten, die einen Geschäftswert bringen
Leistungsstarke CIOs weiten ihre Kostenoptimierungsbemühungen aus, um Ressourcen in Bereiche mit hohem Potenzial zur Förderung von Geschäftsergebnissen zu investieren und so den Geschäftswert der IT zu optimieren. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen CIOs und Unternehmensleitern, um neue Fähigkeiten zu identifizieren und zu priorisieren, die mit den strategischen Prioritäten in Einklang stehen, wie z. B.:
Am Wert ausrichten: CIOs müssen die Bemühungen anführen, die Ausgaben an den vorrangigen Geschäftsergebnissen auszurichten. Voraussetzung für den Erfolg dieser Bemühungen ist das Verständnis der Bedürfnisse und der gewünschten Ergebnisse der IT-Stakeholder. Zur Erlangung dieses Verständnisses müssen IT-Führungskräfte gemeinsam mit den Stakeholdern definieren, was ihnen wichtig ist.
Planen und priorisieren: Priorisieren Sie Initiativen auf Basis ihrer voraussichtlichen Auswirkungen auf den Geschäftsauftrag. Arbeiten Sie mit den Stakeholdern des Unternehmens zusammen, um diese Prioritäten festzulegen und einen Business Case zu entwickeln und zu validieren.
Ausführen und messen: Arbeiten Sie mit der Geschäftsführung zusammen, um den Technologieinvestitionsplan formell zu dokumentieren und zu validieren, Änderungen zu kommunizieren und den Wertbeitrag anhand klarer Erfolgsmaßstäbe zu bewerten.
Iterieren und innovieren: Bewerten Sie Fortschritte, beurteilen Sie die Bedürfnisse der Stakeholder neu und passen Sie sich an veränderte Anforderungen an. Hören Sie zu und reagieren Sie auf die Kundenbedürfnisse, und seien Sie agil und flexibel.
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