Gestalten Sie die Arbeit so, dass Mitarbeiter reaktionsschnell sein können

Die adaptive Strategiefestlegung ist zur Norm für die sich schnell ändernden Zeiten von heute geworden, aber Unternehmen können ihre Vorteile nicht ohne eine ebenso reaktionsschnelle Ausführung nutzen. Es ist also ein Problem, dass sich viele der heutigen Organisationsstrukturen, Workflows, Rollendesigns und Netzwerke nicht an schnell entwickelnde Bedingungen anpassen können, da sich das Arbeitsdesign seit Jahren hauptsächlich auf Effizienz und nicht auf Resilienz konzentriert. 

Ein zukunftsorientiertes Arbeitsdesign ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter reagieren – d. h. im Einklang mit den Kundenbedürfnissen sowie in der Lage sind, Änderungen bei diesen Bedürfnissen vorherzusehen und ihren Ansatz und ihre Aktivitäten entsprechend anzupassen. Es liegt an den Personalleitern, die Strategien des Arbeitsdesigns zu überdenken, um die Reaktionsfähigkeit in großem Maße über die gesamte Belegschaft hinweg freizusetzen und die Unternehmensresilienz aufzubauen.

Warum Arbeitsdesign wichtig ist

Warum ist die Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter so wichtig? Weil Führungskräfte aus der COVID-19-Erfahrung gelernt haben, dass Anpassungsfähigkeit der Schlüssel ist. Unternehmen müssen in der Lage sein, sich mit jeder auftretenden Störung zurechtzufinden – von plötzlichen Schocks wie der Pandemie bis hin zu transformativen Geschäftsstrategien wie beschleunigten digitalen Initiativen. 

„Die Forschungsergebnisse von Gartner zeigen, dass viele Mitarbeiter reaktionsschnell sein möchten und glauben, dass sie wissen, wie sie es sein können, aber eine große Menge an ‚Arbeitsreibung' steht im Weg“, sagt Cian O Morain, Direktor bei Gartner. „Wir haben festgestellt, dass zwei Drittel der Mitarbeiter Umgehungslösungen bei der Arbeit nutzen, um diese Hindernisse zu umgehen, und das kostet Unternehmen Zeit, Geld und Energie.“

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Umgehungslösungen werden bei Routineaufgaben immer häufiger

Arbeitsreibung – die sich aus falsch ausgerichtetem Arbeitsdesign, überforderten Teams, eingeschlossenen Ressourcen und starren Prozessen ergibt – macht zwei Drittel der nicht realisierten Reaktionsfähigkeit der Belegschaft aus.

Mitarbeiter betreiben einen erheblichen Aufwand, um starres Arbeitsdesign zu umgehen, und zwar auf eine Art und Weise, die zusätzliche Risiken birgt, Zeit vergeudet und der Mitarbeiterbindung schadet. Untersuchungen von Gartner zeigen, dass diese Mitarbeiter-Hacks jährlich 3,1 Millionen verschwendete Stunden für die durchschnittliche 10.000-Mitarbeiter-Organisation erzeugen.

Ausrichtung des Arbeitsdesigns auf die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird

Untersuchungen von Gartner zeigen, dass reaktionsschnelle Teams engagierter und leistungsstärker sind, wenn es um Kundenzufriedenheit, Gewinn, Produktivität und Innovation geht. Ein wichtiger Faktor für ihre Reaktionsfähigkeit ist die Abstimmung zwischen der Art und Weise, wie die Arbeit gestaltet wird und der Art und Weise, wie die Arbeit stattfindet.

Wenn diese beiden divergieren, beschreiben die Mitarbeiter die Diskrepanz mit Beschwerden wie beispielsweise „Ich musste Prozesse für meine Arbeit schaffen, wo keine existierten“ oder „Ich verstehe nicht, warum meine Geschäftseinheit so strukturiert ist, wie sie ist“.

Die meisten Unternehmen überarbeiten ihre Arbeitspläne episodisch, aber unter sich schnell ändernden Bedingungen kann das Arbeitsdesign schnell auf die Art und Weise, wie die Arbeit wirklich stattfindet, verschoben werden. Zur Schließung dieser Lücke ist es effektiver, kleinere laufende Anpassungen an der Arbeitsplanung vorzunehmen. 

Die Forschungsergebnisse von Gartner zeigen, dass laufende Anpassungen zu einer Steigerung der Reaktionsfähigkeit der Belegschaft um 11 % führen und 11 % mehr Mitarbeiter dazu bewegen, sich nach eigenem Ermessen zu bemühen. Der beste Weg für die Personalabteilung, um sicherzustellen, dass regelmäßige Anpassungen stattfinden, besteht darin, sie in umfassendere, fortlaufende Talentaktivitäten zu integrieren, für die sie bereits die Fürsprecher sind. 

Helfen Sie Mitarbeitern, so reaktionsschnell zu sein, wie sie es sein möchten

Untersuchungen von Gartner zeigen auch, dass etwa 90 % der Mitarbeiter die Fähigkeiten und die Denkweise haben, die sie benötigen, um agile Arbeitsweisen zu übernehmen, aber weniger als 40 % tatsächlich reaktionsschnell arbeiten. 

Zur Freisetzung der Reaktionsfähigkeit muss die Personalabteilung aktuelle Reibungsquellen aus dem Arbeitsdesign entfernen. 

Wenn Teams überfordert sind

Verdeutlichen Sie die Grenzen des Arbeitsdesigns, um den Aufwand zu priorisieren, indem Sie die Auswirkungen basierend auf den Ergebnissen und nicht auf den Inputs definieren.

Die meisten Unternehmen sind darauf ausgelegt, die Kapazität ihrer Belegschaft zu maximieren. Sie stellen sicher, dass Mitarbeiter ihre Fähigkeiten beherrschen, indem sie spezialisierte Rollen erstellen und Personen nach Aufgaben gruppieren. Sie geben dann immer mehr spezialisierte Informationen, Verbindungen und Aufgaben an diese Mitarbeiter weiter. Überwältigt von diesen Anforderungen, werden die Mitarbeiter weniger vernetzt und reagieren weniger auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden.   

Fokussieren Sie sich stattdessen auf die Ergebnisse, damit Sie die Arbeit so gestalten können, dass der Einsatz der Mitarbeiter auf die Aufgaben, Verbindungen und Informationen mit dem höchsten Wert konzentriert wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die gewünschten Ergebnisse und nicht die Inputs klären und die minimalen Inputs definieren, die für die Entscheidungsfindung erforderlich sind. Dieser Ansatz verhindert falsch angebrachte Bemühungen bei Arbeiten mit hohem Input und niedrigem Output und stellt sicher, dass sich die Talente nach den wichtigsten Geschäftsergebnissen ausrichten.

Einige progressive Organisationen verdeutlichen sogar die Grenzen der Organisationsstrukturen rund um die Wertergebnisse. Sie definieren beispielsweise Produktmanagementstrukturen danach, wie die Produkte konsumiert werden, nicht wie sie produziert werden oder welche Funktionalität sie bieten.

Wenn Ressourcen verschlossen bleiben

Ziehen Sie Ressourcenentscheidungen näher an den Endbenutzer heran, indem Sie Entscheidungsfindung und das Entbündeln von Ressourcen entwickeln. Dies hindert Manager daran, sich auf vertraute Standardeinstellungen einzulassen, und gibt Mitarbeitern an vorderster Front mehr Verantwortung über Ressourcen. Es macht Ressourcen auch mobiler – vorausgesetzt, Sie entbündeln auch vorhandene Ressourcen-Buckets, um den Mitarbeitern eine echte Wahl zu geben, wie sie verwendet werden.

Wenn Prozesse zu starr sind

Formalisieren Sie, wie Prozesse flexibel sein können, damit Mitarbeiter autonomer arbeiten können. Fahren Sie mit der Zustimmung fort, anstatt auf einen Konsens zu warten, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass riskante oder innovative Ideen nicht durch einen risikoscheuen Konsens verwässert werden. Sie können auch eine dritte Entscheidungsoption anbieten, „sicher auszuprobieren“, die es bedenklichen Stakeholdern ermöglicht, eine Studie ins Rampenlicht zu rücken.